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高校經(jīng)濟合同管理探析

時間:2022-12-28 09:14:50

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高校經(jīng)濟合同管理探析

隨著教育經(jīng)費投入的不斷提高,高校辦學多元化發(fā)展,規(guī)模不斷擴張,校企合作不斷加深,高校經(jīng)濟活動內(nèi)容不僅僅只是依賴財政資金進行教學、科研活動,還包括橫向科研、短期培訓、校辦產(chǎn)業(yè)、后勤管理社會化等多種資金來源的多種經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容,各個高校也在不斷思考怎樣盤活資產(chǎn),提高資金使用效益,作為經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動,就意味著要簽訂各種各樣的符合法律規(guī)定的合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。所以,高校在不斷拓展業(yè)務(wù)的同時,也要加強自身的法律意識,做好自身的經(jīng)濟合同管理,防范與控制相關(guān)法律和業(yè)務(wù)風險,提高管理效率。

一、高校經(jīng)濟合同概念界定

行政事業(yè)單位的經(jīng)濟合同是行政事業(yè)單位與其他平等主體之間簽訂的用以明確民事權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議,包括設(shè)立、變更、終止等內(nèi)容,主要以物資采購合同、借款合同、工程合同、租賃合同等書面合同為主。高校經(jīng)濟合同內(nèi)容有著鮮明的特點,就是圍繞教育發(fā)展規(guī)劃目標,發(fā)揮教學、科研和服務(wù)社會等功能,一般局限于教學科研服務(wù)、設(shè)備物資采購、修繕工程、基建工程、合作辦學、銀行貸款等。高校的經(jīng)濟合同不僅具備合法性、合理性、規(guī)范性等民事合同的一般要求,還要符合學校發(fā)展總體規(guī)劃,符合各項經(jīng)濟管理的規(guī)章制度,符合預(yù)算管理、政府采購等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定等。

二、高校合同管理中存在的問題

1.合同管理主體不統(tǒng)一,分工不明確

高校經(jīng)濟合同沒有嚴格限定歸口管理部門,合同散落在各個部門,沒有統(tǒng)一的歸檔存放管理。基建合同由基建部門管理,行政辦公及物資采購由資產(chǎn)管理處管理,資產(chǎn)租賃及校舍修理合同由后勤管理中心管理,網(wǎng)絡(luò)信息構(gòu)建合同由網(wǎng)絡(luò)中心管理,校企合作短期培訓由二級學院管理等,這種模式使合同分散在學院的多個部門,容易導致學校資金不能及時收回,資源管理不善,二級管理部門可能出現(xiàn)小金庫等情況。學校不能全面掌握經(jīng)濟活動情況,存在經(jīng)濟風險隱患。

2.流程設(shè)計和崗位管理不合理

合同管理流程設(shè)計的太過復雜,會導致操作性差;設(shè)計太過簡單,又會帶來高風險。很多高校都存在經(jīng)濟合同管理流程設(shè)計不合理的情況,比如沒有進行合同的授權(quán)審批管理,流程中缺少必要的牽制環(huán)節(jié),沒有有效的崗位分離,無法實現(xiàn)不相容職務(wù)相分離,不能形成有效的互相監(jiān)督檢查機制。一人包攬全部合同管理的全過程,從申請、審核再到執(zhí)行,監(jiān)督以及歸檔,缺乏監(jiān)督,存在很大的法律安全隱患。

3.合同章不統(tǒng)一

有些部門在對外簽訂經(jīng)濟合同時,為了簡單方便快捷,常常使用自己的部門公章,導致經(jīng)濟合同中的合同章不規(guī)范,不統(tǒng)一,用印混亂,需要統(tǒng)一合同章的使用,防范經(jīng)濟業(yè)務(wù)合同簽訂以后帶來的法律糾紛、違約等經(jīng)濟風險,保護學校的權(quán)益不受損失。

4.風險防范意識淡薄

高校管理人員對法律知識的認知不夠,缺乏合同法律法規(guī)相關(guān)知識,對經(jīng)濟合同的訂立缺乏風險防范意識,對合同對方的主體資格審查、跟蹤不嚴,忽視合同條款的簽訂以及合同內(nèi)容和條款的推敲。合同管理過程中各部門職責不清晰,不能有效控制經(jīng)濟合同的風險,違約等情況層出不窮,給學校帶來不必要的經(jīng)濟損失。

5.合同簽訂與學校預(yù)算協(xié)調(diào)不夠

合同的簽訂需要先有預(yù)算,然后才可以簽訂,但是在實際工作中,由于對預(yù)算管理意識薄弱,預(yù)算編制不夠細化,合同簽訂后執(zhí)行過程中需要調(diào)整預(yù)算等情況,缺乏有效的對合同預(yù)算金額的管控機制,導致學校預(yù)算執(zhí)行存在困難。有些項目未重視前期的可行性論證,采購的隨意性較大,合同金額與預(yù)算執(zhí)行金額有所偏差,影響預(yù)算執(zhí)行的嚴肅性。

6.合同歸檔不規(guī)范

很多高校的合同檔案分散在各相關(guān)職能部門及二級學院,沒有統(tǒng)一歸口管理部門,沒有專人進行歸檔,沒有使用合同管理的信息管理系統(tǒng),基本上采用手工歸檔的方式,容易造成后期人員查閱和使用不便,合同登記不及時、不完整,容易遺漏、出錯、丟失等情況,嚴重影響工作效率,校領(lǐng)導及相關(guān)部門無法掌握學院的對外經(jīng)濟活動內(nèi)容,容易帶來合同丟失或無法履行,泄露工作秘密等經(jīng)濟風險。

7.合同執(zhí)行過程中缺乏有效的審計監(jiān)督與評價

高校雖然在對外經(jīng)濟合作方面設(shè)置了審計監(jiān)督環(huán)節(jié),但是沒有確立各環(huán)節(jié)的管理細則,基本上是宏觀制度層面,審計監(jiān)督部門難以對經(jīng)濟合同的管理做到實質(zhì)性控制。對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況缺乏分析評估,找出不足,不利于合同管理水平的提高。

三、高校合同管理的改進建議

1.建立健全經(jīng)濟合同管理內(nèi)部控制制度

高校應(yīng)采用由法律部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門、各單位分級負責的模式。設(shè)置法律部門,統(tǒng)一管理所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)合同,統(tǒng)一合同章并規(guī)范使用,從合同的立項、招投標、簽訂和后續(xù)履約等,同時明確各業(yè)務(wù)部門的工作職責和合同管理流程,明確各級工作人員的辦事程序和規(guī)則,保障合同管理工作的有效開展。首先由經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的發(fā)起部門根據(jù)工作需要,首先對合同進行策劃,調(diào)研,進行可行性分析,并且編制預(yù)算;重大經(jīng)濟合同所涉及的管理部門采用會議審議的方式進行審核,符合三重一大事項的,需要學校管理層集體決議;會審通過以后正式立項,執(zhí)行部門對合同事項進行談判、擬定合同文本,必要的時候邀請相關(guān)專家進行評審;歸口管理部門、財務(wù)、審計處、紀檢部門共同參與最后的經(jīng)濟合同簽署,充分發(fā)揮各自的職能,形成有效的合力;業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定履行合同,根據(jù)合同進度及約定,向財務(wù)部門提交結(jié)算申請,同時將合同正本提交財務(wù)部門作為結(jié)算依據(jù);財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的結(jié)算申請和合同約定條款,結(jié)合預(yù)算資金情況,辦理資金結(jié)算;合同履行結(jié)束后,法律部門對合同進行評價,總結(jié)經(jīng)驗。高校各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)要想順利有效的開展,離不開良好的制度體系。高校要以《合同法》等合同領(lǐng)域的法律法規(guī)為基礎(chǔ),結(jié)合本校實際情況,對高校合同的籌劃、會審、立項、談判、簽訂、執(zhí)行、變更等各個環(huán)節(jié)制定詳細的操作規(guī)范,比如訂立合同的授權(quán)審批制度,合同驗收管理制度等,明確相關(guān)管理部門的職責,并且注意崗位之間的內(nèi)部牽制,對重點建設(shè)項目及時進行全過程跟蹤,獲取執(zhí)行情況信息,重視信息化管理系統(tǒng)的建立,做到實時查看執(zhí)行進度,防范經(jīng)濟合同的風險。

2.重視合同管理人員的業(yè)務(wù)培訓

合同管理人員的業(yè)務(wù)水平及職業(yè)素質(zhì)直接影響到高校的合同管理,高校的業(yè)務(wù)類型不斷豐富,合作方式不斷多樣化,都對管理人員的能力提出了更高的要求。學校可以通過校內(nèi)選拔及招聘相關(guān)法律專業(yè)人員等方式建立起強有力的經(jīng)濟合同管理隊伍。采用外出培訓相關(guān)法律業(yè)務(wù)知識、邀請國內(nèi)外專家來校上課指導,與兄弟院校加強交流溝通、實地參觀學習,自學等多種方式,提升合同管理人員的隊伍建設(shè),不斷提升相關(guān)業(yè)務(wù)人員的法律意識及職業(yè)素養(yǎng),提高合同簽訂的質(zhì)量,保護學院合法權(quán)益不受影響。

3.加強合同執(zhí)行的監(jiān)督管理

合同執(zhí)行的過程中離不開全程性、動態(tài)性的監(jiān)督管理,特別是建設(shè)周期長、經(jīng)濟內(nèi)容復雜的業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)該對合同履行情況進行檢查、分析,并對執(zhí)行情況進行驗收。比如監(jiān)督對方的合同執(zhí)行進度及執(zhí)行情況,發(fā)現(xiàn)與合同有悖的情況,及時提醒對方,提示可能的風險,并根據(jù)實際需要及時對合同進行補充、變更。如果對方仍不改正,學院也應(yīng)立即采取措施,將合同違約的損失降到最低。審計監(jiān)督部門要加強對業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督,首先需要看是否有制度,有制度的情況下看是否嚴格按照制度執(zhí)行,是否有違法違紀行為的發(fā)生。高校要建立完善的動態(tài)跟蹤監(jiān)督體系,加強對重要崗位的監(jiān)督力度,并采取不定期輪崗制度。

4.加強財務(wù)預(yù)算控制

預(yù)算管理在內(nèi)控制度建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用,合同管理需要建立在科學合理的預(yù)算基礎(chǔ)上。合同的簽訂需要有預(yù)算支撐,合同執(zhí)行中做到專款專用,合理安排資金使用進度,合理規(guī)劃好資金支付時間,合理安排資金,確保預(yù)算的嚴肅性,在實際執(zhí)行過程中,確實需要調(diào)整相關(guān)預(yù)算的,要嚴格按照規(guī)定程序進行調(diào)整。

5.積極推進合同信息化管理

將經(jīng)濟合同從訂立到執(zhí)行的全過程納入信息管理系統(tǒng),實現(xiàn)合同管理、預(yù)算管理、財務(wù)報銷等數(shù)據(jù)的信息對接,改變信息不對稱的情況,合理設(shè)置權(quán)限,實現(xiàn)合同管理方面的信息共享,為學校決策提供一定的參考。學校應(yīng)建立健全合同備案制度,設(shè)置專人負責詳細登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況,合同文本需要統(tǒng)一分類和連續(xù)編號,防止合同文本的丟失,規(guī)定合同借閱審批程序,加強合同信息安全保密工作,對合同保管情況進行定期或不定期的檢查,紙質(zhì)合同和信息系統(tǒng)中的合同信息要一致。財務(wù)部門在報銷時可以自動從信息共享平臺查看并調(diào)取相關(guān)合同信息,進行財務(wù)結(jié)算,提高辦事效率。

6.建立考核評價機制

高校應(yīng)當設(shè)置合理的考核評價指標,建立完善的激勵約束機制。明確合同管理各個環(huán)節(jié)中涉及的崗位職責,對合同論證、簽訂、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)進行考核,經(jīng)濟合同執(zhí)行過程中發(fā)生問題,要嚴格按照崗位職責進行責任追究,并作為合同管理人員晉升和薪酬提升的中重要依據(jù),加強對經(jīng)濟合同管理的內(nèi)部審計監(jiān)督,監(jiān)督合同執(zhí)行過程中國家財經(jīng)法規(guī)的執(zhí)行情況以及收益情況,定期對合同的簽訂、執(zhí)行進行評價,找出不足,不斷改進完善。

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