序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理的目標范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

關鍵詞：高校檔案；管理體系；績效管理；應用策略

高校檔案管理一直以來都是高校管理工作中重要組成部分。當前我國高校檔案管理體系存在一些不足和弊端，無法適應信息社會的發展需求。應用匯總績效管理理論，有利于構建更加合理的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，促進檔案管理人才隊伍的建設。

一、匯總績效管理理論

匯總績效管理即PerformanceManagement（PM），是一種以提升個人及團隊組織的管理績效為根本目的，實現組織單位的管理戰略及目標的實用性極強的科學管理模式。這是以提升單位組織成員的工作效率及相關業績為直接管理目標，以此開發個人和單位組織的工作潛能。實質上匯總績效管理是一個系統性管理流程，其具備極強的邏輯性和目標控制性等特點。匯總績效管理理論應用的實踐過程包括多方面內容，首先是績效管理計劃的和管理目標的制定，在此基礎上確定績效匯總管理的具體實施步驟和詳實過程，在相關績效考核信息已集中匯總之后，進入科學化標準評估階段，同時在績效評估結果完成之后進行有效的反饋，將績效評估結果應用至單位組織的團隊建設之中，以此總結工作實效方面的弊端和不足，為組織經營目標的優化提供重要參考依據。在整個匯總績效管理過程中，需要注意的是，在績效管理考核之前要明確考核的意義，針對考核指標、考核要素以及評分標準等關鍵點進行科學設置，保障績效管理的科學合理性和客觀公正性。這樣才能真正保證績效匯總考核的實效價值，同時也能提高系統單位的運行效率。

二、當前高校檔案管理體系的建設現狀

針對高校系統的綜合管理能力評估方面，高校檔案管理的效率和水平一直以來都是重要的評估部分。高校檔案是指高校系統在教學科學、運行管理工作過程中形成的具備一定憑證參考價值的文字、圖表、實物以及影像等多類型歷史信息記錄，能真實反映高校在長期教學實踐中形成的經驗總結，記錄了高校教育事業發展信息，為高校未來的教學工作和管理運行提供了重要參考依據，能促進高校整體管理工作的科學發展。經歷了幾十年以來的漫長發展歷程，我國的高校檔案管理工作取得了相當程度的進展，規范管理檔案的相關基本機制已經建立，針對檔案管理的硬件設施和軟件建設都已相應的改善和發展，但就當前高校檔案管理體系的建設現狀而言，還是存在一定不足，同時也具備很大的優化空間。

（一）高校檔案管理專業意識不強

高校檔案管理往往集中于科研成果信息資料的收集部分，對于高校系統的檔案管理范圍和管理工作意義缺乏全面的認識。傳統檔案管理觀念單純集中于針對紙質檔案的收集和整理分類的簡單功能，因此對于檔案管理工作的人力物力支持相對比較匱乏。同時高校檔案管理工作重保管輕使用，偏重于檔案的保密性管理，缺乏現代化的服務理念，這從長遠來說不利于檔案工作科學系統的發展。

（二）高校檔案工作績效管理缺乏科學性

當前我國高校檔案管理工作中的績效管理主要注重績效評估職能，其評估標準遵從于上級部門所涉及的相應考核表，一般情況下是從德能勤績等方面入手，根據打分情況區分優秀、合格和不合格等方面，將評估結果匯總至人事部門。這樣單純注重績效評估的績效管理模式往往會流于表面，忽視了績效管理工作的多方面系統層次內容。高校系統中績效管理應包括三個層次：高校層面績效管理目標、檔案管理部門績效目標、檔案管理人員績效目標。績效管理的目標計劃設置應遵循自上而下的原則，結合工作實際，以發揮檔案管理工作人員的自主能動性為主要目標，提高高校檔案管理工作的實效性。

（三）高校檔案管理方式缺乏創新

當前高校檔案管理過程中，對于檔案管理工作意義的認識不夠清晰，認為檔案管理工作僅僅是針對紙質資料的收集、裝訂和整理保存，忽視了高校檔案對于高校本身運行管理、教學改革、科研創新等方面的積極促進作用，因此對于高校檔案工作的投入支持較少。高校檔案管理方式依舊停留于傳統管理模式上。隨著信息時代的不斷發展，檔案信息化管理進程的發展也是必然趨勢。在當前高校檔案管理工作中，相應的數字化目錄檢索系統已得到初步建立，但當前高校檔案管理的信息化應用程度并不高。

三、應用匯總績效管理理論的建設目標

我國高校檔案管理體系在建設過程中，因傳統管理模式的不足，很難適應現代化信息社會的發展，因此應用科學的匯總績效管理理論，有利于促進檔案管理工作的效率提升，更好發揮檔案管理工作的職能同時，確保檔案管理體系的科學性和合理性。績效管理理論作為學科管理模式，應用至檔案管理體系中，其建設目標為改善檔案管理工作人員的業績表現，優化開發工作人員與單位組織的雙向潛能，從而實現高校組織的管理戰略目標。應用匯總績效管理理論，構建科學化的檔案管理體系，需要注重檔案工作的系統性，同時還需要堅持公正客觀的管理原則，選擇量化的統一績效管理指標，定量與定性原則有效結合，讓高校檔案為高校運行管理和科研創新進行服務的同時，高校檔案管理工作也能成為高校建設過程中的重要組成部分。

四、匯總績效管理理論在高校檔案管理體系中的應用策略

（一）高校檔案績效管理目標的科學化設置

就高校檔案管理體系構建而言，應用匯總績效管理理論需要從管理目標的科學化設置角度出發，根據高校層面的績效管理整體目標，檔案管理部門的管理目標和檔案工作人員的績效目標等不同層面，自上而下進行相應設置。高校檔案管理工作的績效管理目標應包括管理體制建設目標、基礎業務建設目標、檔案管理人才建設目標、檔案服務利用效率建設目標等。在這些基礎績效目標設置基礎之上，還要考慮高校檔案管理職能的深層次拓展目標，只有應用匯總績效管理理論，對于高校檔案管理工作進行科學化的目標設置，才能明確管理工作的發展方向，為管理模式的建設指明相應指導性方向。

（二）高校檔案績效管理指標的明確制定

如果說高校檔案績效管理目標是宏觀調控范疇，高校檔案績效管理指標則是更為詳實的考核標準構建。績效指標的制定要考慮管理工作的層級性，首先是一級績效管理指標的制定，這包括組織管理、檔案保管、基礎業務建設、檔案開發利用這四個層面的指標設置。在此基礎上是二級績效管理指標的制定，這包括更加具體的管理機制、人才建設、檔案管理硬件和軟件設施的構建、檔案開發和利用相關制度的完善等多方面內容。需要注意的是，隨著信息時代的不斷發展，檔案管理的硬件和軟件設施構建要適應新形勢的發展需求，完善硬件設施，同時優化軟件條件的儲備。

（三）高校檔案績效管理的激勵目標設置應用

匯總績效管理理論至高校檔案管理體系之中，可極大發揮績效管理的激勵職能。這同樣需要設置科學化的激勵目標。例如在績效管理與薪酬管理進行有效結合的過程中，可以適當設置相應的激勵空間，給予檔案管理工作人員相應的自主能動發揮空間。當前我國檔案管理人員的薪酬組成體系中，基本薪酬采用全國統一標準，但績效部分的薪酬管理體系則可以根據績效評估結果來進行相應的激勵和獎懲，這與檔案管理工作人員的晉升和降級直接相關，堅持優勞優酬的績效管理原則。這樣的應用策略不僅能夠激發檔案工作人員的工作熱情，促進其工作的效率提升，還有利于整體檔案管理人才隊伍的科學建設。

（四）應用匯總績效管理促進高校檔案管理信息化進程

隨著社會信息化程度的不斷加深，檔案利用的信息化進程也亟待得到相應的重視。我國當前高校檔案管理工作中，信息化應用程度并不完善，主要應用于信息化檢索等方面，在檔案開發和利用服務等方面的信息化開發程度并不高。在新形勢下，檔案管理工作的核心不再是傳統的注重保管及收藏職能，檔案管理將更加注重開發和服務功能。這就需要建立更加科學的檔案利用信息平臺，應用現代化管理理念，提高檔案檢索、檔案利用以及檔案開發的效率，利用現代化信息工具更好地進行查檔工作，增強檔案績效管理的功能發揮，以能更加滿足廣大師生的檔案利用需求，實現推送式檔案服務的創新職能。

五、結束語

高校檔案管理是高校事務管理工作中的重要組成部分，同時也是一個實效性極強的系統工程。高校檔案管理的水平對高校管理起著極大的影響作用。應用匯總績效管理理論有利于提升高校檔案管理的工作效率，促進檔案工作向更加科學化和系統化的方向發展，從而促進高校管理工作的順利進行。在應用績效匯總理論的過程中，需要注重管理目標及相應指標的科學設置，同時有效地將績效管理與薪酬管理進行科學結合，為檔案管理人才隊伍的建設提供相應的激勵和競爭機制，另外還能促進檔案信息化進程的科學發展。

參考文獻：

[1]王雅新.績效管理理論在高校檔案管理體系建設中的應用研討[J].中國管理信息化，2016，（12）：191-192.

[2]張曉嫻.試論績效考核體系在高校檔案管理工作中的應用——以昆明醫科大學為例[J].山西檔案，2014，（05）：94-96.

[3]葉楠.績效管理理論在高校檔案管理體系建設中的應用[J].山西檔案，2014，（03）：80-82.

篇(2)

現如今，隨著人民生活水平的不斷提高，我國的計算機使用率也大幅度提高，作為國家的中堅力量，黨員以及黨員干部更加需要結合實際，走在時代的前沿盡快的實現現代化檔案管理這一目標。雖然現在我們的生活中還處處離不開紙質文件，然而隨著我國信息科學技術的高速發展，現代化檔案管理才是今后發展的大趨勢。電子檔案和紙質檔案都是我們日常生活中一種信息的載體，是人們在日常生活中記錄各種社會活動的必要方式。我們要深刻地認識到電子檔案的產生是我國計算機技術日漸成熟的表現，計算機技術將會為我國的檔案管理帶來一個全新的局面。

一、現代化檔案管理存在的問題

凡事有利有弊，在我們享受現代化檔案管理帶給我們的便捷的同時，我們也遭遇了很多難題。就目前來看，我國現代化檔案管理存在三個大問題：檔案管理現代化意識薄弱、檔案管理現代化人才缺失、檔案管理設備和資金的缺失。我國現在的檔案管理現代化還處于最初的準備階段，無論是從基礎設施、硬件設施，人才培養和專業技術等層面上來說，需要進步的還有很多。現代化檔案管理存在的第一個問題是工作人員普遍檔案管理現代化這一意識不夠強，日常生活中對待檔案管理的意識薄弱，對檔案管理沒有基本的概念。很多人還停留在只聽過檔案管理這一層面上。甚至部門的領導、黨員等本應該最先了解檔案管理現代化的人也普遍對現代化工作認識不足，繼續采用老舊的檔案記錄方式，費時費力卻達不到滿意的工作效果。這樣的情況屢見不鮮，成為了我國檔案管理走向現代化的絆腳石，影響了現代化步伐的進程。第二個問題是檔案管理現代化人才的缺失問題，俗話說，人才是可遇而不可求的。由于普遍領導層面對待檔案管理現代化進程的不重視，致使我國這類的人才也很少。要想促進我國檔案管理現代化的發展，先進的科學技術和設備是必不可少的。我們的檔案管理人員不僅要具備良好的管理技能更要有較高的電子文化素養，然而事實情況上，大部分的管理人員根本就打不到對檔案管理現代化這一要求，缺少現代化管理的意識和知識，對于現代化設備更是做不到得心應手。第三個問題是檔案管理設備和資金的缺失問題。檔案管理意識的不健全使得領導層面在這方面的資金投入也是嚴重不足，我們不具備購買能力，不能為工作添置合適和新型的設備機器，從何談起現代化檔案管理呢？

二、現代化檔案管理的應對之策

在全面的了解現代化檔案管理存在的問題之后，結合當今社會的現狀，本文提出了一些應對之策。希望這些應對之策能幫助我們推進現代化檔案管理的進程。首先，我們應該對癥下藥，最先培養工作人員、領導、黨員等人的檔案管理現代化意識。要加大培養此類人才的力度。管理人員應該與時俱進，結合我國高速發展的信息科學技術為自己樹立合適的學習目標。管理人員切記不能閉門造車，要和優秀的現代化檔案管理的公司或者部門進行良好的溝通和學習。然后，我們應該加強對檔案管理現代化此類人才的培養和教育。我們不僅要幫助管理人員加強自身的素養，在專業技術、知識等方面也要對他們進行高要求、高標準。我們要做到無論是從思想層面還是實際技術層面都要有大的質的飛躍，培養綜合型人才。只有高質量的管理人員才能幫助檔案管理現代化這一目標實施更加順利。其次，我們要在工作中加強對設備和技術的要求，在設備和技術等方面應該投入大量的資金，達到設備和技術的最先現代化。最后，在工作中我們還需要注意的問題是正確處理紙質文件的操作和電子文件的管理。我們需要清楚的是現在檔案管理的發展階段還沒達到全部現代化。所以我們在日常生活中除了要積極發展現代化的檔案管理也要重視傳統技術下的研究，只有有效的結合傳統技術和當今的計算機技術，我們的現代化檔案管理才能向前邁出一大步。言而總之，要想迅速實現現代化檔案管理是不切實際的，這必須是一個循序漸進的過程。我們不能為了實現目標而實現目標，我們必須是有計劃地、有條不紊的向著現代化檔案管理的目標進發。我相信在不久的將來，我們終會迎來檔案管理全面現代化的時代。

篇(3)

事業單位體制改革的目的在于激活事業單位內在的運轉機制，而機制能否被激活則取決于是否調動起了單位內部的組織資源。通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環節進行新常態分析后認為，檔案管理的內容可圍繞著理解人事檔案管理向新常態轉變的意義、轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能和完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面來構建。

關鍵詞：

組織人事檔案管理；事業單位；新常態

隨著事業單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應。那么如何看待當前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進行科學調動和合理配置成為重中之重。當前，事業單位檔案管理的重心應放在動態管理上。與之相對應的便是，組織人事部門的人員需要適應這種管理要求，在新常態下有必要重構檔案管理內容。

一、新常態下檔案管理存在的問題

1.檔案管理與事業單位發展的關系事業單位作為向社會提供公益性技術服務的組織，似乎難以將檔案管理與單位發展聯系起來。實則不然，事業單位若要形成可持續發展的良好態勢，則需要在組織內部建立起專業技術人才培養梯隊，以及發現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵職能，但往往被忽視。

2.傳統檔案管理形態下的消極因素傳統人事檔案管理嚴格規范流程，導致傳統檔案管理自我孤立，與其他職能部門協同激勵職工實現組織目標。

3.傳統檔案管理落后于體制改革內在要求體制改革就是要人力資源進行充分整合和有效配置，也是對當前檔案管理提出的內在要求。這就意味著，事業單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價的新常態來。這一新常態需要與體制改革后新的用人機制相適應，也需要與新的人事晉升制度相適應。

二、人事檔案管理的新常態

1.人事檔案管理目的的新常態人事檔案管理目的應適應新常態的需要，其中的“新”就體現在從傳統重視靜態管理，逐步轉變到“靜態管理與動態管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構成了事業單位管理者的價值取向，面對體制改革這一現實背景，管理者應審時度勢，調整單位的內控機制，以及在實施一系列管理職能之前首先明確管理目標。

2.人事檔案管理功能的新常態通過管理創新，使得事業單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結構封鎖。在保留重視程序的基礎上，檔案管理人員應與其他業務部門形成良性互動，從而使得檔案管理能真正發揮出助力單位可持續發展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結合的態勢中來。這一管理手段新常態的建立，不僅能確保事業單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強的市場環境相適應。

3.人事檔案管理評價的新常態人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價上。根據管理學原理可知，一項管理工作需要建立在閉環狀態下，從而做到有始有終和前后照應。隨著檔案管理目的的調整，與之相照應的評價機制也應發生改變，進而使新的評價機制能適應新常態的需要。在新的“目的—手段—結果”的內在邏輯下，工作績效評價中的“新”，應與是否與動靜結合的檔案管理目的相契合，還應與是否靈活合規完成了單位人事管理工作相匹配。

三、人事檔案管理的內容建構

1.闡釋人事檔案管理向新常態轉變的意義推動事業單位人事檔案管理向新常態轉變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創新下，實現助力單位發展的目標。管理層的重視和被管理層的認識取決于他們是否能理解檔案管理向新常態轉變的意義，因此應將檔案管理問題加以闡釋并納入常規管理的內容。

2.轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動意識。因此，為適應體制改革的內在要求，事業單位應在常規業務學習和黨建工作中，通過多個途徑來轉換檔案管理人員工作上的主觀意識。實踐表明，實施“走出去”戰略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進行經驗交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質。

3.充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能在動態視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業技術人才梯隊的培養，以及發現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。這就要求，需要在管理手段上進行優化和創新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計算機信息化管理的基礎上，根據黨委決策認真完成單位員工基礎信息的錄入工作。

4.完備評價指標下實施檔案管理績效評價對人事檔案管理工作績效的評價，應結合檔案管理目標來展開。在新常態下，組織人事部門應在黨委的領導下完備評價指標，完備的重點應放在對人事檔案管理功能的實現程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業務部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業務部門在評價中的權重。

四、問題的拓展

在檔案審核過程中，主要做到以下幾點。一是明確責任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學習關于干部人事檔案審核的標準、程序和要求。二是重點明確。在全面整理每一卷檔案的基礎上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規范整理材料，認定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實準確，說服力強。三是目的明確。把檔案工作的準確、真實作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項審核確定，力求材料的真實性和準確性。

五、結論

本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環節進行新常態分析后認為，檔案管理的內容應由理解人事檔案管理向新常態轉變的意義、轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能、完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面組成。

參考文獻：

[1]沈全保.淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理,2015(8).

[2]陳靜.我國事業單位人事檔案管理存在問題及對策[J].神州,2013(9).

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關鍵詞：二級學院；檔案管理；現代化；規范化

基金項目：麗水學院教學研究項目：“二級學院檔案管理的現代化與規范化對策研究”。項目編號：09JY03

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2012）11-0106-02

一、問題的提出

近年來，我國在高等教育體制改革上取得了前所未有的成就，高等學校的辦學規模不斷擴大，越來越多的高校都成立了諸如文學院、理學院、工學院、農學院、醫學院、商學院之類的二級學院。伴隨著高校的升級、升格、合并和擴招，高等教育日益大眾化，二級學院的規模越來越大，二級學院檔案管理工作的重要性日益突顯。

由于大部分高校二級學院成立的時間不長，一切從零開始，檔案管理工作存在著諸多問題，如檔案不全、材料散亂、分類混亂、案卷標題、目錄不規范、電子設備陳舊、電子技術落后、缺乏專職管理人員或管理人員專業素質低下等等，這一切都直接影響了二級學院檔案管理目標的實現。二級學院檔案管理短期目標或最低目標，也是最直接、最現實的目標無疑就是迎接高校評估檢查，長期目標或最終目標則是實現高效、科學、有序的檔案管理。這兩個目標都要求檔案管理規范化與現代化。

二、相關的概念

我們有必要先界定“二級學院”的定義。“二級學院”的概念有廣義狹義之分。狹義的二級學院是指我國近年來高等教育辦學體制出現的一種新的辦學形式，或者說是一種新型的高校，名曰國有民辦二級學院，即指引進社會資金，由本科院校成立或幫助成立的獨立核算、具有獨立法人資格、獨立校園校舍，進行獨立教學管理并實施學歷教育的學校。[1]或者稱為“獨立學院”，它是我國高等教育由精英教育向大眾教育轉變的產物。廣義的二級學院，是指所有以“學院”二字為后綴名的高校下屬的任何一個學院。本文中所論說的“二級學院”，應該是屬于廣義上的二級學院，但又不完全等于廣義的二級學院，因為我們把國有民辦的獨立二級學院排除在外，嚴格的說是中義的二級學院，即指高校下屬的以“學院”二字為后綴名的，從原來的系部發展而來的，沒有獨立法人資格的學院。

二級學院檔案管理，是指用科學的原則和方法管理為高校教學科研服務的各類二級學院檔案。二級學院檔案管理規范化指二級學院根據國家有關法律、法規如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等，按照高校檔案分類方案標準和規范，對二級學院各類檔案進行規范化系統管理。二級學院檔案管理現代化是指利用計算機、通信、網絡等現代數字化管理技術對二級學院各類檔案進行記錄、存貯、整理、保管、編目、檢索、研究及其利用等。[2]

三、二級學院檔案管理規范化與現代化之關系

要實現二級學院檔案管理的現代化首先要做到檔案管理規范化。二級學院檔案管理的系統化、規范化，為檔案管理的現代化打下了基礎。二級學院檔案管理要切實執行《高等學校檔案實體分類法》，按照《高等學校檔案實體分類法》的著錄標準，從檢索語言、目錄著錄、名詞術語、信息代碼、館庫建筑、技術設備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統計等方面全面實行標準化、規范化管理，這無疑為二級學院的檔案管理的現代化打下了堅實的基礎。在此基礎上，二級學院的全部檔案都可輕松地借助計算機輔助處理，借助于檔案軟件系統外在計算機的存儲資料庫上大量檔案數據進行檔案查詢利用。輸入計算機各種檔案數據和有關內容特征信息，如文件題名、責任者、主題詞或關鍵詞、日期、保管期限等，都具備了用于機上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案信息網絡的創建打下了一個良好的基礎，促進了檔案管理的現代化。

二級學院檔案管理的現代化要求規范化。二級學院檔案管理的現代化是按照檔案管理的有關法規，主要通過計算機及其網絡進行電子檔案信息的搜集、整理與傳輸。檔案管理現代化建設必須在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式、軟件程序和技術標準。電子檔案不標準規范，檔案軟件五花八門，檔案管理沒有統一標準、統一規范，沒有建立科學規范的管理機制，就勢必影響檔案管理的現代化的進程。所以二級學院檔案管理的現代化，也必須糾正各自為政的現狀，認真貫徹實施《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規范》等國家標準，使用既符合檔案信息化規律，又符合國家技術規范標準和檔案部門業務工作實際的應用軟件，才能最有效地使二級學院檔案管理為教學科研服務。

四、實現二級學院檔案管理規范化與現代化之對策

第一，增強意識，主要是增強二級學院檔案管理的理論意識、人才意識、責任意識等。

首先是增強二級學院檔案管理的理論意識。從高校領導到二級學院主管領導，再到專職檔案管理人員都存在檔案管理理論知識不足和檔案管理現代化的意識不強的問題。正因為如此，所以不少二級學院領導都對檔案管理重視不夠，只是迫于評估檢查的壓力，走走過場，檔案意識薄弱，沒有真正的把二級學院的檔案管理當作一件重要事情來抓，在領導的影響下，管理人員當然也沒有動力去認真學習檔案管理的理論知識，努力提高業務水平，這就嚴重影響了檔案管理的現代化進程。所以，從學校領導到部門領導都應該增強檔案理論意識，更新觀念，樹立與時俱進的檔案理論意識，努力構建與我國現代化建設目標、規模和方法相適應、與高校發展相適應的檔案管理規范化現代化體系。

其次是增強人才意識。二級學院檔案管理存在較為嚴重的人才不足和管理人員素質低下的問題。大部分高校由于各個二級學院都有自身的困難，人員編制的確緊張， 很難抽調專職人員出來，所以二級學院的檔案管理人員都是由行政秘書或教學秘書兼任，沒有專門的檔案管理人員，這樣就很難全心全意投入檔案管理工作。還有不少兼職檔案員，身兼數職，既是教學或行政秘書，又兼檔案管理員，又兼授課教學，還兼二級學院其他雜活，以致兼職檔案員形同虛設，沒法履行職責。用人上的隨意性，頻繁換人，也很大程度影響檔案管理水平和效率的提高。二級學院很少有檔案、文秘專業的教師管理檔案，也很少對兼職的管理人員進行專業培訓，復合型的檔案管理人才更是貧乏，這無疑也制約檔案管理規范化現代化建設。檔案管理規范化、現代化的前提是人才現代化。要實現檔案管理規范化、現代化，當務之急是努力培養或大力引進一批既有檔案管理的理論素養，又有較高的計算機運用水平的檔案管理人才。對現有的兼職檔案管理人員除了減輕其兼職負擔外，還要加強檔案管理專業培訓，增長其檔案理論知識，提高其檔案管理專業水平和計算機運用水平。只有這樣，二級學院的檔案管理規范化與現代化才能真正得以實現。

最后是增強責任意識。二級學院檔案規范化、現代化建設人人有責，全院職工都有責任參與或協助做好檔案的管理工作。但是二級學院檔案工作是一項并不引人注目的工作，也仍有老師看不到這項工作的重要性，以為事不關己，高高掛起。這種思想是十分錯誤的，我們每個老師備課、上課、聽課、考試等都與檔案工作相關，所以我們每個人都應當清醒地認識這項工作的重要性和肩負的重任，牢記各自的責任，自覺地做好自己檔案材料，及時上交各種檔案資料，包括紙本、電子本都應做得規范，這樣就可以減輕檔案管理人員的一些負擔，這也無疑有利于檔案規范化現代化建設。檔案管理人員責任感當然要更強，務必把檔案工作真正作為一項崇高的事業，始終充滿激情，腳踏實地，努力創新，在檔案管理領域做出突出的成績。

第二，提高水平，主要是提高檔案管理專業水平和現代化科技水平。專業水平的提高我們前面已經論及，我們這里重點闡述現代化科技水平的提高。現代科技日新月異，計算機等現代化辦公設備已經廣泛應用，大量電子文件應運而生，無紙化辦公的步伐日益加快，科學技術的發展對檔案規范化、現代化管理不斷提出了新的課題。自古以來，從甲骨、金石、木竹發展到紙張、錄音帶、錄像帶，以及到現在儲存電子文件的磁盤、光盤，每次檔案載體的變化都會給檔案工作帶來深刻的變革，電子文件的產生，改變了傳統觀念中對檔案的理解，其形成、歸檔及其傳送、存儲、保存等管理均與傳統的紙質檔案所用技術、方法有質的不同，可以說是文件管理的一場革命。新世紀里的檔案管理現代化將是計算機技術、網絡技術、虛擬技術、數據庫技術、多媒體技術、海量存儲技術和自動控制技術開發利用的綜合環境。其中計算機技術是檔案管理規范化、現代化的最重要的技術基礎，其他技術都必須與計算機技術結合起來，才能發揮真正的效用。如果我們對電子文件的歸檔及電子檔案的管理沒有足夠的思想準備和物質準備，必將會給檔案工作帶來不可彌補的損失。二級學院普遍存在現在技術設備簡陋、管理人員現代科技水平低下的問題，所以我們既要加大現代科技設備的投入，又要不斷提高管理人員的現代科技水平，這樣才有可能盡量減少檔案工作的不必要的損失。以檔案的維護為例，不少二級學院常常忽略這個問題，可是，檔案資料具有唯一性和不可再生性等特點， 一旦遭到損壞將難以彌補，所以檔案管理人員必須嚴格執行安全管理規章制度，熟練運用防火、防盜、防霉變、防磁化、防病毒攻擊等軟硬件設施和現代化技術手段，加強對檔案資料的維護，加強對資料信息的備份，以保證檔案資料安全和長期保存。

第三，恪守標準，依法依章辦事，嚴格執行國家和上級部門制定檔案規范標準。檔案管理規范化、現代化實現的物質基礎是計算機技術的應用，而計算機的高效率必須建立在檔案管理業務和技術標準化的基礎之上。[3]對于雜亂無章、沒有一定規范的檔案業務，計算機是無法進行管理的。檔案存儲也需要建立統一的標準，否則在存儲系統的功能、存儲介質的質量、還原性閱讀、計算機檢索等方面會造成許多困難。要實現網絡化傳遞和交流，更需要標準化，沒有相應的設備標準和語言標準、通信標準、聯接標準，會使網絡的聯接大為復雜，甚至成為不可能。[4]所以二級學院的管理人員必須嚴格執行國家和上級部門制定檔案規范標準，既包括檔案管理業務標準，如《電子文件歸檔與管理規范》、《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《磁性載體檔案管理與保護規范》等；又包括檔案著錄標準、標引語言和標引規則標準、目錄組織標準、檔案編纂標準等檔案信息處理標準，如我國頒布的《檔案著錄規則》、《檔案分類標引規則》、《檔案主題標引規則》等；還包括檔案工作現代化技術與設備標準，如計算機數據庫設計標準、磁記錄交換標準、縮微復制品質量和規格標準、計算機硬件和軟件通用標準、縮微復制設備和視聽設備標準、檔案術語與代號代碼標準等等。這些標準對于二級學院檔案管理的規范化、現代化有著極其重要的意義，二級學院的大多數管理人員因為沒有系統的學習這些標準，因而沒能很好的執行這些標準，這與檔案管理的規范化、現代化是極不適應的。

五、小結

二級學院檔案管理的規范化現代化是現代社會經濟發展和高校日益大眾化發展的客觀要求，也是高校檔案管理規范化、現代化與檔案事業可持續發展動力。我國高校改革在今年取得了長足的進步，高校的教學評估也在如火如荼地進行，二級學院檔案管理的規范化、現代化正是為了適應這一需要。不少高校二級學院的檔案管理在規范化、現代化進程中取得了可喜的成就。

參考文獻：

[1]傅榮校.檔案管理現代化――檔案管理中技術革命進程的動態審視[M].杭州：浙江大學出版社，2002：15.

[2]李晨生.檔案管理現代化[M]. 北京：中國檔案出版社，1994：28.

[3]趙中新.信息社會檔案學理論與實踐[M]. 北京：中國檔案出版社，2006：19.

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當前城建檔案管理工作不難看出，其仍舊包含一定的不足問題。首先，在城市建設持續加快的今天，要歸檔管理的城建檔案總量龐大，隨之而來引發了一系列問題。由于一些工程單位沒有嚴格進行把關，工作人員無法形成較強的責任意識，進而影響了城建檔案歸檔選擇的質量。一些工作人員由于沒能清晰歸檔范疇，無法全面依據建設項目文件檔案歸檔整理工作規范做好報送，導致歸檔工作面臨較多困難。一些項目方受到多重因素影響，無法對建筑項目施工建設資料的歸檔整理進行全面、精準的控制把關。在項目開工階段，無法明確城建檔案應該如何報送，致使備案階段中應付了事、閉門造車，呈現出不良造假的問題。相關規范針對城建檔案立卷、歸檔、管理質量、方式方法、文件排列、編目裝訂等環節均制定了細致的要求。然而在現實工作中，較多部門無法細致深入的研究學習。使得檔案組卷無法符合質量標準，隨意進行裝訂，目錄、備考表樣式欠缺規范性。

二、創新理念，提升城建檔案管理水平

（一）引入目標管理思想目標管理即基于既定目標，把握以人為本的原則，將成果視為標準，令組織內部與個人獲取到優秀業績的方式方法。城建檔案管理階段中，引入目標管理思想，推行目標責任制，可進一步促進城建檔案管理的科學化、規范化。基于現代化管理理念，城建檔案館應以目標管理為根本，夯實內在基礎，令檔案工作再上新臺階。應加強真實性管理，確保檔案資料的原始性，數據信息的系統性，使檔案報送更加快速高效，流程更加科學，實踐管理更為完整。

（二）創新城建檔案管理程序城建檔案管理程序科學性對整體工作質量產生至關重要的影響。為此應積極探討契合當前時代特征的城建檔案工作程序，嚴把人口關，優化質量驗收以及報送等處理環節。應將簽署的竣工檔案責任材料、終身責任方表格引入之報建流程之中，而后在項目施工前期針對建設方、施工方以及監理方技術員工、資料管理人員做好檔案技術交底，細致的闡釋檔案要求。施工階段中則應積極同監理、質監等機構進行橫向合作，體現聯動性，定期做好業務指導。城建檔案工作人員還應參與竣工驗收有關會議，就項目檔案編訂狀況做進一步講評并細化后續工作要求，保證按時竣工并進行驗收備案。完成上述環節后還應督促建設方及時報送竣工檔案，快速辦理檔案移交材料與相關手續，令城建檔案管理更為科學有序。

（三）創新城建檔案工作模式新時期，城建檔案管理應解放思想，全面創新，摒棄以往傳統工作方式，跟上新時代步伐。應由檔案形成的起初源頭入手，更新傳統工作中在項目竣工收尾后方開始檔案管理的陳舊模式。業務上，應從被動接收積極向著主動提供服務的方向發展。方式方法上，應從指導管理主體向著積極主動服務的主體發展，扭轉機械式的傳統管理，真正開創現代化工作系統。城建檔案管理過程中，有關管理對象單位應加強聯系與合作，構成上級與下屬良好協調的關系，使實踐工作更加順暢，預防城建檔案存在互相交叉以及多頭管理的問題，進而對管理工作效能產生負面影響。另外，應積極應用信息化平臺，推動城建檔案管理工作更加科學有效。可進一步擴充軟硬件設施的經費投入，推動檔案管理由以往的手工作業向著自動化、數字化、信息化的方向發展變革，進而全面提升實踐工作效率，降低工作強度，使有價值的城建檔案信息能夠充分的得到應用。應積極引入現代化、設計成熟的工具軟件，盡可能的將日常工作均囊括到計算機實踐管理流程之中，實現各項流程的緊密銜接與互相配套，降低重復性勞動。

三、結語

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文獻標識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）03-181-01

隨著信息時代的到來，網絡與計算機技術飛速發展與更新，數字化成為了檔案管理工作未來發展的必然趨勢。實現檔案管理數字化將促進檔案管理效率與水平的有效提高。

一、檔案管理數字化的可行性分析

（一）技術條件

檔案管理數字化在實現的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發展與完善是檔案管理數字化的重要基礎條件，這些技術的發展、普及及研發力度在一定程度上決定著檔案管理數字化的進程。

（二）網絡基礎建設條件

實現檔案管理數字化的目標主要包括兩個方而，一方而是通過網絡對檔案資料進行應用，對檔案原件進行更好的保護；另一方而通過網絡實現檔案利用率的提高。網絡基礎設施是檔案管理數字化的前提條件，主要的內容包括局域網建設、網站建設等。網絡基礎設施的建設情況決定了檔案管理數字化是否能夠實現，具有非常重要的基礎作用。

（三）資金與人才條件

實現檔案管理數字化是一項非常龐大的工程，在實現的過程中需要投入大量的資金，檔案部門應該對自身的經濟實力進行評估，依據自身實際情況實現數字化的發展。同時，檔案管理數字化中包含了很多新的知識、技術等，對高素質的專業人才有著更大的需求，人才是檔案管理數字化實現的關鍵。

二、檔案管理數字化的實現措施

檔案管理數字化是一項龐大的系統工程，在發展的過程中必須制定可行的實施方案。實施方案中包括現狀分析、實施目標、實施要素與保障系統四個方而的內容。

（一）檔案管理的現狀分析

檔案部門在實現檔案管理數字化之前，應該對檔案管理的現狀進行調查與分析，從而全而掌握檔案部門的現狀與問題。

1.管理制度的調查與分析

實現檔案管理數字化需要建立數字化建設組織保證，建立數字化建設科學管理體系與規則制度，建立數字化建設規范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。

2.硬件方而的調查與分析

檔案管理數字化的實現需要建立在一定的物質基礎上，主要包括數字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設等。

3.技術方而的調查與分析

檔案管理數字化的實現需要一定的技術保證，數字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對白身的實際情況進行調查與了解，依據自身的技術力量制定數字化實施方案。

4人才方而的調查與分析

檔案管理數字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質的管理人才，另一方而需要計算機等專業技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數字化建設能力。

（二）檔案管理數字化的實施目標

通過對檔案管理數字化可行性的分析，具備了實現檔案管理數字化建設的檔案部門應該成立數字化建設領導小組，對數字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現狀與未來的發展趨勢作為依據，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發展趨勢相協調。

（三）檔案管理數字化的實施要素

在檔案管理數字化的實施目標確定之后，要依據實施目標實現實時要素的確定。在整個的數字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數字化建設中的重點發展項目與領域，例如檔案目標數字化建設項目、數字化檔案信息局域網與廣域網服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。

（四）檔案管理數字化建設的保障系統

檔案管理數字化建設的保障系統指的是數字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統為檔案管理數值化的實施提供了組織機構、規章制度、物質基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數字化建設保障系統的建立為數字化方案的實施提供了有利的保障。

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檔案管理作為一種公共管理活動，其發生、發展、變遷與一定的行政管理模式息息相關，在計劃經濟時代，我國行政管理強調“高度集中管理”，對經濟、社會、文化的管理表現為微觀直接干預的模式，政府對社會公共事務的管理體現為“管制型”模式，政府所觸及的領域幾乎無所不包，形成一種“全能普化型”的行政管理文化。在此背景下，檔案管理作為一種基于公共權力視角下的公共事務，被行政權力直接介入，導致檔案管理淪為純粹的行政管理活動，失去其原本該有的獨立性、公眾性、服務性的社會形象。在“政府本位”檔案管理行政范式的主導下，檔案資源被政府壟斷，具有極強的行政色彩，政府機關與事業單位成為檔案管理部門的核心服務對象，檔案管理的社會功能難以發揮，是檔案管理公眾利益“失位”的典型表現。

社會環境的變化發展呼喚著新型檔案管理范式的衍生，亟需對“政府本位”檔案管理范式進行深入反思。首先，市場經濟的縱深發展，產生了大量非公有制經濟實體，成為市場經濟的重要組成部分，伴隨產生的巨大檔案管理需求，何以滿足？亟需構建與之相適應的檔案管理職能和機構。其次，政治體制改革的推進，政府職能開始由“管制型”向“服務型”轉變，尤其是在社會公眾主體意識、民主意識增強的前提下，檔案資源仍然傾斜與政府，必須與“服務型”政府的理念相悖，也被社會公眾所詬病，難以凸顯檔案管理的社會公共形象。最后，文化體制改革的進一步深入，需要檔案管理為文化發展做出努力。毋庸置疑，利用檔案是公眾的基本文化權益，然在“政府本位”的檔案管理范式下，造成了檔案資源與社會公眾的脫離，難以發揮檔案管理服務文化發展的職能，群眾的基本文化權利也難以得到保障。

二、構建基于“社會本位”維度下的檔案管理新模式

在全球化、信息化的時代，為推進我國的改革，也為實現國人千年期盼之“中國夢”，政治、經濟、社會等層面的改革在深入推動，內在需要檔案管理這一社會管理活動必須變革，構建起以服務為理念、以公眾為導向、以公共利益為目標的檔案管理新范式，實現改革管理范式由“政府本位”向“社會本位”轉變，以實現其服務公共利益的本質目標。

（一）公共利益――檔案管理價值取向的回歸

公共管理的目標是實現社會公共利益，究其緣由，在于公共權力作為一種從屬性權力，其本質來源是社會公眾，假使其價值取向未能落腳于社會公眾，其合法性必然遭受質疑。傳統“行政本位”檔案管理范式無疑就是忽視公共需求、公共利益的典型表現，為社會公眾所質疑其公共性，與檔案信息資源作為一種公共性資源是明顯不符合的。“社會本位”檔案管理范式的構建，最大程度地將“公共利益”考慮進來，始終立足于“公共利益”的實現作為其檔案管理工作的基本出發點和落腳點，滿足公眾對于檔案管理資源利用的基本需要，實現檔案資源的社會層面而非政府層面的共享，檔案管理的最終價值取向則是通過“檔案”來重構“社會記憶”和傳承“社會文明”。因此，“社會本位”檔案管理范式強調開放性、共享性、免費性，唯有如此，才能彰顯檔案管理的價值取向回歸。

（二）服務公眾――檔案管理理念的本質

現代公共管理的核心意涵是以人為本、服務本位，以滿足公眾基本需要為出發點，以企業管理模式來重塑政府形象，引入競爭機制，讓公眾獲得更優質的公共服務，以提升政府的公信力和服務力。檔案管理作為一種社會公共管理的模式，必須將其管理理念定位于服務公眾的基礎上，并以此作為工作評價的標準。社會環境的發展變化，傳統管制型的行政管理模式已然失去競爭力，更弱化政府的公眾權威，由此凸顯檔案管理“行政本位”的“肌無力”。“社會本位”檔案管理新范式的引入，要求檔案部門確立服務宗旨、樹立服務意識、拓寬服務領域、豐富服務方式、改進服務水平來為公眾提供有效的、方便的、高質量的檔案利用服務。這一轉變，對于改善檔案部門工作作風以及優化服務公眾的形式，必將產生難以料想的“正能量”。

（三）多元格局――檔案管理組織機構的呈現

現代社會是一個多元共存的社會結構，公眾的需求也開始彰顯多元化趨勢，原本政府“一元獨大”的格局將被打破，從而形式包括政府在內的扁平式社會多元結構，以實現公眾基本權益。在此過程中，檔案部門必須深化改革，秉承“政事分開、局館分立”的原則，從行政機構中分離，成為保存與傳播社會文化財富的獨立性機構。此外，為了更好地實現檔案管理、利用、開發，必須打破檔案僅由檔案館獨家“經營”的態勢，建構起檔案管理部門為主，民間組織、私人組織以及公眾協同參與的“立體共管”之多元管理格局，為更好地實現服務公眾的目標奠定根基，以實現類型廣泛、覆蓋面廣、活力盡顯的現代檔案工作網絡和機制。