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專業檔案管理精品(七篇)

時間:2023-07-23 09:16:00

序論:寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內心深處的真相,好投稿為您帶來了七篇專業檔案管理范文,愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑,助力您的創作。

專業檔案管理

篇(1)

【關鍵詞】醫院專業技術人員;檔案管理;改進策略

三級綜合醫院本身職工人數眾多,其中大多為專業技術人員,隨著醫院的不斷發展,專業技術人員亦隨之壯大,因而加強并不斷改進醫院專業技術檔案建設,能有效集中起醫院專業技術人員的相關檔案材料,便于快速地查閱及審驗,能促進醫院建設及管理、提升醫療質量、改善醫療服務、提高整體服務能力。

一、醫院專業技術人員檔案管理現狀

醫院專業技術檔案是醫院管理職工的重要工具,是醫院選拔人才、任用人才、培養人才、提升醫療質量的重要載體,是醫院專業技術職工工作、生活、思想政治的生命線,因而應予以重視。首先,目前大多數醫院對專業技術檔案管理的重視程度不高,許多個人專業檔案資料由職工自行保管,處于零散存放管理的無序狀態,檔案資料不全、丟失等現象時有發生。其次,關于專業技術檔案管理的規范和機制尚未健全及完善,存在檔案資料收集渠道不統一、不規范等狀況,影響了專業技術檔案管理的準確性、及時性、全面性、真實性。此外,醫院管理部門眾多,職工崗位性質及人員類別繁多,其中涉及到的職能科室較多,檔案資料被多個部門收集管理,管理較為分散,例如有關職工姓名、參加工作年份等基本信息主要由人事部門進行管理,而專業技術人員的醫療考核、技術準入、技術任職、會診情況等資料是由醫務處予以手工登記,職工的繼續教育、論文情況、課題等相關資料由科教處予以登記,這一多部門管理收集檔案信息的情況,使得專業技術人員專業技術檔案資料管理的工作效率低下,信息之間難以有效實現共享,整合程度及利用價值不高,難以切實滿足醫療、科研、教學等需要。

二、醫院專業技術人員檔案管理的改進策略

(一)提高認識,保證質量。專業技術人員的檔案管理是醫院檔案管理的關鍵部分,應予以重視,檔案管理人員應提高這項工作的認識,本著嚴謹求實、尊重科學、重視專業技術人員知識成果的態度,加強縱向管理,強化責任意識,愛崗敬業,忠于職守,合理安排工作,在充分熟悉業務、開展業務的基礎上,嚴把質量觀,充分發揮專業技術檔案的利用價值,使專業技術檔案切實服務于醫院專業技術人員及醫院管理部門。與此同時,檔案管理人員還可加強對專業技術檔案作用及價值的宣傳,并通過各種溝通渠道,建立行之有效的聯系制度,積極獲取各部門的支持和配合,有效發揮專業技術檔案管理工作的實際效益。

(二)抓好檔案資料的收集工作。一是保證專業技術檔案收集的全面性。醫院專業技術人員的專業技術檔案應包括專業技術人員的基礎材料、任職資格評聘材料、科研成果材料、考核材料等,其中基礎材料包括履歷、學歷、學位及各項證書復印件、資格證書、專業技能考核證書等等反映出專業技術人員個人資歷和業務技能水平的材料;任職資格評聘材料則包括專業技術人員的歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書、聘任證書等職稱晉升中所形成的各類文件材料;科研成果材料包括專業技術人員的工作總結、技術報告、論文成果、科研項目成果、獲獎證書等反映其業績的各類成果材料;考核材料則包括專業技術人員的進修培訓學習情況、工作完成情況、獎懲情況、學術成果報告情況、評定審核情況、領導考核意見等,此外,專業技術人員的各類社會兼職聘書、榮譽證書等其他材料也在檔案資料收集的范圍之內。在檔案資料收集的過程中,應充分了解收集的范圍,保證專業技術檔案收集的全面性。二是收集的方式可將平時收集和定期收集有機地結合起來。在平日里,需要歸檔的檔案信息材料應得到及時的歸檔,避免檔案材料散落在部門或是個人手中,只有實現各類文件材料的及時有效歸檔,才能保證其完整性、真實性,真正反映出專業技術人員工作及成長的歷史面貌。檔案工作人員還應積極深入到各個部門及專業技術人員科技活動中,掌握第一手資料,定期對相關材料進行鑒定、整理、歸檔、保存。

(三)加強專業技術檔案管理信息化建設。當前社會進入信息化時代,傳統的檔案管理方式條目分化,內容簡單,效率不高,且難以實現客觀、全面的評價,亟須改進,醫院應與時俱進,逐漸加大信息化建設的步伐,構建統一標準、統一規范、統一口徑的檔案管理系統,從而不斷完善醫院專業技術檔案管理工作。醫院可根據自身實際,構建切實可行的專業技術信息化檔案管理系統,系統的模塊可由幾個部分組成:人員基本檔案、醫務檔案、科教檔案、護理檔案、藥學檔案、醫德醫風及履歷信息檔案等。根據各個系統模塊及內容,以專業技術人員作為主線,導入醫院各個職能科室的排版、考勤、科研管理、臨床工作量、培訓、考試、考核、醫療質量、醫風醫德等相關數據,并予以嚴格控制、審核,形成完整、連續且動態化的檔案數據,形成專業技術人員全過程的動態電子檔案數據庫,不斷推進醫院專業技術檔案的規范化管理,也有效推進了檔案資料的共享及利用。加強專業技術檔案管理信息化建設是改進醫院專業技術人員檔案管理的必然要求,也是實現醫院職工信息集中管理、信息共享、科室協同管理的重要舉措,不僅能有效地避免資料收集整理的重復性,促進專業技術檔案的規范化管理,而且還能為醫院領導決策及職工的崗位考核提供有益的依據。

【參考文獻】

[1]黃鵬宇,陳凌,儲繼志,魏新萍,鮑勇.信息化手段管理社區醫務人員專業技術檔案模式探討[J].智慧健康,2016(01).

[2]楊建民.從三級甲等醫院評估看專業技術檔案管理[J].黑龍江史志,2014(09).

篇(2)

關鍵詞測繪與勘察 專業電子文件特性檔案管理和維護

Abstract: The rapid development of computer technology brings convenience to the relevant documents for the mapping and surveying our archive, many enterprises and companies are using electronic file as a record carrier of Surveying and mapping and surveying, but with the file management problems is the mapping and surveying professional electronic files. This article from surveying and mapping and surveying professional electronic documents as the basis, from the characteristics of the electronic documents and electronic files management and maintenance are discussed, and hope to be helpful for mapping and exploration of professional electronic file management work.

Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.

中圖分類號:G270 文獻標識碼A 文章編號

引言:測繪與勘察專業電子文件作為建筑企業的數據核心有著其重要性和不可替代性。而近年來,我國的測繪與勘察專業電子文件檔案管理也是投入大量的財力和人力,也是希望能夠讓自己的核心數據能夠安全以及保密。而且,由于其電子文件的專業性以及形成的特性,在對電子文件的保護上又是有所不同的,不僅僅應該側重于計算機安全的保護,在本身的文件保護上也應該有所不同,不過,著都市這都擁有一個共同的目的,那就是保證測繪與勘察的電子文件檔案的實用性和安全性,這對建筑企業來說也是有著重要的現實意義的。

1.測繪與勘察專業電子文件檔案的特性

測繪與勘察專業電子文件檔案在整個檔案的管理的體系中有著其特殊的地位,同樣也有著其不一樣的性質,這不一樣的性質也就是特性決定了其檔案管理的重要性與不一般性,那么其主要特性在那些地方呢,下面就對此作一個詳細的分析。

首先,測繪與勘察專業的電子文件對外部設備的依賴性很強。由于為電子文件檔案,所以最重要的那就是對計算機設備的依賴,也就是說計算機設備已經成為其電子檔案的不可分割的一部分,離開了計算機設備也就沒有了測繪與勘察專業電子文件的生存余地。

其次,測繪與勘察專業電子文件與記錄載體的可分離性, 這也就是說測繪與勘察專業電子文件是數字化的信息形態,,其存儲的位置是可變的,而且還是一種可以能夠從一種記錄載體轉移到另一種記錄載體上, 但是其內容卻沒有變化。

第三,測繪與勘察專業電子文件檔案的專業性。測繪與勘察專業電子文件主要用于記錄建筑企業在工程建筑上的一些極為機密以及對建筑工程息息相關的數據和資料,所以,記載的東西是對建筑工程的負責,所以是極其專業的。

第四,測繪與勘察專業電子文件檔案的不安全性。這是針對電子文件檔案的本身而言的。對于電子文件來說,計算機的設備這就制約著電子文件的安全,而且主要的不安全也是有電子文件本身易于改動,存儲載體不安全還有現在的計算機以及網絡本身的不安全構成的,這些都會讓測繪與勘察專業電子文件檔案沒有足夠的安全保護。

2.測繪與勘察專業電子文件檔案管理和維護

通過上文的測繪與勘察專業電子文件檔案的特性我們就知道如果要對其進行管理那么就應該從電子文件檔案的特性作為出發點,而對其進行探討分析,下面就從測繪與勘察專業電子文件檔案管理和維護的四個方面進行詳細的闡述。

2.1對測繪與勘察專業電子文件要保持良好的保管環境

保持良好的保管環境這主要是針對測繪與勘察專業的電子文件檔案的載體介質而實際采取實管理措施,這樣做的目的是為了不使測繪與勘察專業電子文件檔案因為各種介質的損壞而使得無法讀出進行調用。實際采取的措施首先那就是應該將測繪與勘察專業的電子文件的保存介質盡量的使用一次性寫入光盤,其次那就是對于光盤檔案的保管環境應該要做到要在溫度方面保持在17 e~ 20 e 之間, 而在空氣的相對濕度應該保持在35% ~ 45% 之間,最后要注意的就是要遠離熱源、酸堿等有害氣體和各種強磁場。另外還有應該做到記錄的光盤不

得擦洗、刻劃和不應該去觸摸盤片處以及不得彎曲、擠壓和摔打盤片,特別值得注意的那就是應該防止盤片沾染灰塵和污垢,以及避免陽光直射。這些就是測繪與勘察專業電子文件檔案的保管環境了。

2.2對測繪與勘察專業電子文件檔案的定期檢測

第測繪與勘察專業電子文件檔案的管理不僅僅要做到保持良好的保管環境也應該做到對文件檔案的定期檢測,這是保證測與繪勘察電子文件檔案的完整性以及可用性。具體的做法那就是要對測繪與勘察專業的電子文件檔案進行不定期的機讀抽檢一次,而且要規定電子文件檔案的抽檢率不低于40%, 當抽檢是如果發現記錄的光盤損壞或者出現了問題,那么應該利用備份的電子文件檔案盤及時拷貝,另外還有那就是在抽檢時同時要做好測繪與勘察專業電子文件檔案的檢查情況記錄。不僅如此,隨著我國的計算機技術和設備的更新,在對測繪與勘察專業的電子文件的檔案在更新時也應該要做到記錄的載體與新設備的兼容性的檢測, 如果不兼容,那么就應該采取措施,也就是要做到不能讓測繪與勘察專業電子文件檔案丟失。

2.3對測繪與勘察專業電子文件檔案的維護

通過上文的測繪與勘察專業電子文件特性我們可以知道對于電子文件來說計算機是其運行的主要平臺,所以計算機的系統問題也就是對測繪與勘察專業電子文件檔案格式的讀取問題,要做到真正的維護,下面就從四個方面對這個格式的讀取問題的解決進行探討分析:

第一,那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案的格式更新。這個最重要的目的為了防止測繪與勘察專業電子文件檔案的存儲媒體過時或者失效。這個具體的做法也就是將電子檔案內容從舊儲存媒體復制到新儲存媒體中,這樣能夠預防測繪與勘察專業電子文件檔案存儲媒體的可能損壞,但無法做到計算機系統和硬件的設備進步而帶來的問題。

第二,那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案轉置。這個主要是解決其電子檔案管理系統軟硬件過時或失效而帶來的問題。具體的做法那就把測繪與勘察專業電子文件檔案進行格式轉換, 而使得能夠在日后可正常的讀取作業程序也就是做到軟硬件改朝換代時,將電子檔案格式轉換,這就是測繪與勘察專業電子文件檔案的轉置, 這可以使得資料的遺失率降至最低。

第三,那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案模擬。具體做法那就是在現有的計算機技術環境下,將電子文件檔案的數字資料恢復到其原始操作環境, 以呈現出原有資料。但是由于這種操作需要高層次的軟件以及硬件模擬技術,實際應用幾率不高。

第四,那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案封裝。具體做法那就是將測繪與勘察專業電子文件檔案及其詮釋資料,用包裹方式進行儲存。這主要的目的也就是能夠保證法測繪與勘察專業電子文件檔案的各種信息的完整性以及可用性。

結束語:總而言之,在對測繪與勘察專業電子文件檔案的管理上,主要那就是要安全為重。在以安全作為出發點而采取一些措施。另外,那就是測繪與勘察專業電子文件檔案管理不僅僅對企業的檔案部門來說,而且對于測繪與勘察專業電子文件形成部門來說都具有極其重要的現實意義。因此測繪與勘察專業電子文件的檔案部門在應該聯合公司的技術部門以及法律界和文件形成部門等各行各業人士密切相關的配合, 而做到加強測繪與勘察專業電子文件的檔案管理工作目的的同時, 還能夠確保測繪與勘察專業電子文件檔案管理工作順利開展, 為其電子文件檔案管理作出貢獻。

參考資料:

[1] 劉新喻. 唐育清. 論電子文件檔案化管理[J]. 黑龍江科技信息. 2009(12)

[2] 電子文件檔案化管理的影響及對策[J]. 青海師范大學學報(自然科學版). 2009(01)

篇(3)

檔案材料的收集工作是檔案管理工作的一個起始環節,與其他管理環節相比,它有其特殊性和重要性,是檔案工作的首要內容。巧婦難為無米之炊。沒有詳盡、齊全的資料來源,就談不上檔案管理。因為不具備查考價值,其他環節就不再具有意義。特別是在信息量幾何級增長,強化檔案利用工作的今天,檔案的收集工作已變得越來越重要。這就需要不斷以新思維、新方法、新手段,不斷提高檔案管理工作,充分發揮科技手段和科學管理,形成貫穿全過程的質量保障體系,提高檔案管理的質量和水平。

醫院檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據,是醫院領導調查研究的一條基本途徑,而搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎。但從當前醫院文件材料收集歸檔的實際情況來看,檔案資料存在短缺、不齊全的現象十分突出。有的各種醫療科技成果文件材料長期散失在個人手中,得不到及時的收集整理歸檔;有的記載醫院各個時期工作情況,發展史料,以及職工先進事跡等等資料、素材沒有詳盡的歸檔等等。通過調查發現,造成這種狀況的主要原因有:一是對文件材料的作用和全面收集的重要性宣傳不夠,認識不足,有的只注重紅頭文件的收集,而忽略了無文頭、不編號、不蓋章的文件材料的收集,沒有認識到原始記錄、文件資料集中、收集、歸檔、保存和管理的重要性。二是管理制度不健全,沒有約束機制,科室配合不夠,平時管理工作銜接性差,歸檔制度不健全。三是沒有確定專門的檔案人員進行管理,檔案人員工作因兼職過多,顧此失彼,影響了文件材料的收集。

要切實解決上述問題,確保醫院檔案材料齊全完整,更有效地提供利用,對醫院文件材料收集必須做到以下幾點:

㈠由院辦室組織各處書記、辦公室主任、機關各科室負責文秘工作的人員進行認真學習,提高全員檔案意識和法制觀念。強化宣傳,利用各種會議和黑板報,宣傳文件材料收集,加強檔案管理的重要意義,增強全員的檔案意識;建立健全文件材料收集、歸檔制度,明確要求。對文件材料收集歸檔成績顯著的科室和個人,應給予適當的獎勵;領導要支持檔案人員的工作,對材料收集中發生的問題,要及時幫助解決,確保文件材料收集工作有條不紊。

㈡文件材料收集能否齊全完整,特別需要各科室的緊密配合和協助支持。因此,醫院各科室應通力合作,把文件材料收集工作抓好。各科室要切實落實人員,負責本科室文件材料的收集,一方面,要根據事業單位檔案管理的要求,抓好上級單位發給醫院的文件材料的傳閱和歸檔,定期對文件材料進行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,強化文書管理,抓好醫院活動所形成的文件材料的收集,使“賬外”材料的作用得到充分發揮。

㈢檔案人員應把文件材料收集措施落到實處。文件材料收集除了領導重視,各科室配合外,更重要的是檔案人員要主動做好,盡職盡責,認真完成本職工作任務。

一要根據文件材料形成的時間規律主動收集。檔案人員要掌握時間規律,主動、多方位聯系,做到“嘴勤”、“腿勤”,把握文件收集的主動權。利用傳閱文件的時機收集。檔案人員在傳閱文件時,要經常了解各科室是否有人去上級單位開會、聯系工作帶回文件,或者是上級單位把文件直接寄到了科室,一經發現,立即收集登記,避免歸檔時遺漏。主動登門及時收集。如階段工作結束或年度工作完結,檔案人員都要主動上門將所形成的文件材料收集歸檔。

二要及時獲取信息,及時收集。檔案人員要做到“眼勤”、“手勤”,及時收集文件材料。通過收發文之間的相互聯系收集。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料,檔案人員應及時查詢,保證這類文件材料的按時歸檔。利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時,對有價值,需要歸檔的文件材料當即留下原件,以備日后歸檔。

三要把握“三個環節”收集。統一收發環節。凡來往文件,檔案人員應統一拆封、統一登記、統一管理,防止文件材料散失。核稿打印環節。檔案人員要堅持按照行文要求辦事,及時將文件材料收集歸檔。用印環節。凡是本院發的文件材料,檔案人員要通過加蓋公章適時收集文件材料。對一些實在找不到、收不回的有價值應歸檔的文件材料,應列出目錄,向有關科室收集,以此來彌補不足,保證文件材料收集的齊全完整,豐富室藏。

篇(4)

關鍵詞:基建檔案;檔案管理;問題分析;實施對策

隨著中等專業學校教育的快速發展,招生規模不斷擴大,基本建設進入了高速發展時期,從現在檔案管理工作制度還不能適應新形勢發展的需要,尚存在一些不容忽視的問題,如:檔案移交工作被動、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權責不明、檔案意識不強、檔案資料殘缺不齊等等。因此,必須加強建設檔案管理,建立完善的檔案管理組織體系和制度制約機制。

1 中等專業學校檔案的主要內容和特點

檔案作為學校各項工作中形成的第一手材料。如學校基本建設圖紙、文字記錄、工程價款結算書、審計結論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關技術資料。尤其是基建檔案是指在基建管理和基建工程項目建設活動過程中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設,從立項準備到工程竣工驗收全過程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設項目檔案資料包括了工程項目每一個環節的文字或圖紙記錄,其主要特點是:

(一)專業性是指基建檔案的形成領域和內容性質具有鮮明的、不同于其他行業的專業特征。

(二)成套性是指每一套完整的檔案資料是以一個獨立的工程項目為對象進行收集和歸檔。

(三)現實性是指檔案有很強的現實使用價值,不同于其他檔案資料歸檔后是用來做歷史查找,而基建檔案在學校將來發展規劃中發揮著重要的使用價值。

(四)周期長主要是檔案要收集從項目的立項、設計、招投標、施工、竣工驗收、結算等多個階段形成的第一手資料。

2 中等專業學校檔案管理的意義

(一)記錄學校的歷史

如基建檔案承載了基本建設大量的信息,它真實地記載了學校內各類建筑物、構筑物及地上、地下各種管線等基本建設的規劃、設計、招投標、施工以及使用過程中的維護等實際經過的詳細資料。它是從征地、地質勘察、圖紙設計、施工合同、監理合同、施工組織、竣工驗收到各類來往文件、變更簽證、圖表、數據等第一手資料。

(二)對學校的發展具有參考作用

學校完整系統的檔案會給后來的建設者提供翔實的基礎資料。如基建檔案中技術人員通過查閱歷史資料,在新建、擴建、改建等工程圖紙的設計工作中汲取精華、去其糟粕,建設過程不走彎路,節省時間,提高效率。如某學校擬在原教學大樓上加層,該樓的基礎設計承載7層的荷載,當時由于資金不足僅建了4層,那么可以直接查閱原始圖紙資料,根據設計圖紙直接施工。

(三)在學校的發展過程中可以重復利用

檔案的信息價值不僅是各項目建設歷史的真實記錄,而且是各項工作使用過程中的維護、改造和將來學校發展的重要依據。如工程建設檔案具備這樣的特征,可以重復利用或參考。工程設計檔案已經過實踐的考驗,通用性很強的設計標準圖整理歸檔后,重復利用不僅可以縮短建設時間,而且還能節省勞動耗費,同時也提高工作效益及建設項目的經濟效益。

3 中等專業學校檔案管理存在的問題轉貼于233網校論文中心

(一)檔案資料收集不齊全

如基建檔案涉及建設方、招投標、監理、施工等多個部門、施工程序復雜、時間跨度大,直接導致基建檔案成為工程項目管理工作中的滯后點和難點。參與工程建設的各個主體單位,只重視工程進度、工程質量等硬性指標的效果,對表示工程形象進度的階段性資料不收集、不整理。在項目竣工接近驗收時采取補救措施,按照以往工作慣例編制資料,交到建設單位的資料不能真實反映施工現場實際數據。

(二)檔案資料編制質量不高

大多數學校對檔案的管理沒有嚴格的標準、規范或制度可以執行,普遍存在管理意識較差的現象。如基建參建的施工單位技術水平、管理水平不高,工程資料歸檔意識薄弱,對于要歸檔的資料純屬應付竣工資料的要求。竣工圖是工程竣工驗收后,真實反映建設工程項目施工結果的圖樣,它是真實、準確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構筑物等的技術文件。許多施工單位不配備專職資料員,整理資料時也不嚴格按照相關規范執行,導致歸檔資料質量不高。多數竣工圖沒有按實際施工程序進行修改,造成竣工圖與實際竣工項目不相符,存在數據誤差是一定的;竣工圖紙上相關責任人審核沒有簽字,竣工圖紙漏缺竣工圖章,或者有竣工圖章沒有簽名,竣工圖編制不規范、標識不統一。有的施工單位在工程竣工交付使用后,資料還不能及時歸檔,嚴重影響了后期檔案的完整性。

(三)檔案資料的數據內容缺乏準確性

就基建施工過程中臨時發生的變更,沒有將這些變更的數據及時反映到竣工資料中,變更執行的程序也不規范,導致竣工資料存在誤差或失實。檔案管理人員只懂檔案知識,沒有工程項目建設相關的技術知識,難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時的實際情況,判斷不清是否圖物相符,不能準確識別數據可靠性。

(四)檔案資料使用手段有待更新

傳統的檔案主要以紙質、實物為載體,易損壞也不便于管理和使用。建立檔案的最終目的是為了利用,目前中等R笛校基建檔案的利用,一般是使用者到檔案室查閱或借閱,使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端是,原件借出不能保證安全,一旦丟失不可補救;另一方面頻繁使用,原件會破損。因此,傳統的檔案使用手段無法適應現代化發展的要求。

4 加強檔案管理的措施

(一)領導重視是做好檔案管理工作的關鍵

學校主管領導,尤其是基建部門以及工程管理人員應充分認識到做好基建檔案管理工作的重要性,尤其是校領導要重視和支持。只有領導加強檔案建設意識,思想上要認識到基建檔案管理工作的重要性,建立完善的檔案管理組織體系和制度體系,實現規范化的管理,才能切實有效保證基建檔案管理和歸檔工作的積極性。

(二)增強學校部門收集檔案的責任感

只有提高檔案管理意識才能做好檔案管理工作,學校要建立以各處為責任主體的組織機構,明確檔案管理人員。如基建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者,應有專門負責人分管此項工作,并有專職檔案員負責收集資料。工作中要堅持基建檔案“三個同步”原則,即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行;工程建設過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。

(三)加強檔案管理人員業務培訓,提升專業化管理水平

檔案管理部門應有針對性地加強檔案管理人員的業務培訓,讓管理人員學習相關理論知識,領會現代化管理的業務要求標準,鼓勵檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論,擯棄傳統的陳舊管理模式。檔案管理人員不但要了解基建專業基礎知識,更要熟悉工程項目建設流程,知道基建檔案中四大部分資料即工程準備階段資料、監理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。

(四)明確職責、及時收集,確保檔案工作有效落實

如基建部門甲方工地代表要密切注意工程變更,及時查驗、監督監理和施工單位做好技術變更記錄和竣工圖繪制。監理單位和施工單位要把完整的、系統的、準確的施工變更數據和有關信息及時反饋給甲方工地代表,確保基建工程竣工檔案是準確的第一手資料。

篇(5)

去年中央經濟工作會議提出,今年經濟工作的重點之一就是堅持以人為本,努力構建社會主義和諧社會。其主要內容就是積極擴大就業,努力完善社會保障體系,逐步理順分配關系,加快社會事業發展。在全國檔案事業中,勞動就業和社會保障體系專業檔案工作是一項重要工作。然而縱觀全國,該項專業檔案工作已經落后于各項業務工作的開展。在前述背景下,該項專業檔案工作應當開拓創新,奮起直追,盡快跟上時展的步伐。

一、勞動就業專業檔案

勞動就業專業檔案是指勞動行政管理部門及相關企業、事業單位在進行就業管理、維護勞動者權益過程中形成的專業檔案。主要包括企業職工、勞動監察、勞動爭議、勞動力市場等項專業檔案。

從全國情況看,就業和再就業工作穩步推進。僅今年1―3月,全國累計實現城鎮新增就業人員270萬,共有110萬下崗失業人員實現了再就業。這其中,作為保障職工切身權益、記錄職工勞動狀態的企業職工檔案發揮了重要的作用。然而從全國情況看,雖然國有企業職工檔案管理普遍比較規范,但在大多數已破產企業、民營企業和外資企業以及個體經營者中,企業職工檔案的管理基本處于隨意狀態,存在諸多問題,如管理分散、缺少監督機制,基礎設施普遍較差,檔案內容缺失嚴重,轉遞手續不健全等。

吉林、遼寧兩省檔案行政管理部門先行一步,分別于去年1月和11月下發了新的企業職工檔案管理規定。兩項新規定均調整了歸檔范圍,擴大了適用范圍。吉林還增加了誠信檔案等新內容,并將企業建檔納入了行政許可范圍。福建省于今年2月下發了《用人單位職工檔案管理方法》。該辦法不僅涵蓋了原企業職工檔案的相關內容,還將管理范圍擴大到了農村進城務工人員、靈活就業人員和境外就業人員等邊緣性勞動者。

吉林省長春市檔案館在去年底將市勞動和社會保障局涉及100萬人的工人調配檔案提前接收進館,在全館工作人員的共同努力下,苦戰兩個月,在去年春節前建立了工人調配檔案數據庫,數據條目達100萬條。這一舉措為當地下崗職工查找相關情況、出具證明、接續勞動關系提供了極大便利,受到了當地職工的熱烈歡迎。

包頭市以建立勞動力資源狀況,信息檔案資料庫服務于再就業工作,并且實現了將就業供求情況從產業結構、經濟類型、行業、學歷、技術特長、求職意愿的合理匹配,滿足了供求雙方的要求。

吉林敦化市借鑒社區勞動保障站的模式,建立了農村勞動力資源檔案、農村剩余勞動力培訓輸出檔案、農村剩余勞動力轉移輸出去向檔案。具體實施是由村委會對勞動力資源情況進行分類匯總,設立了各種臺賬。同時各村還建立了勞動力資源信息庫,對本村勞動力進行動態管理。目前已經有300個村的10.7萬人納入其中。

去年全國各級勞動爭議仲裁委員會立案受理勞動爭議案件26萬件,涉及勞動者76萬人。去年全年主動檢查用人單位115萬戶,年檢用人單位100萬戶,查處群眾舉報投訴案件25萬件。國務院的《勞動保障監察條例》于去年12月1日起正式生效,并提出要建立用人單位勞動保障守法誠信檔案。該條例的頒布實施必將對勞動爭議、勞動監察等項專業檔案的發展起到推動作用。

二、社會保險專業檔案

社會保險是社會保障體系的核心部分,包括養老保險、失業保險、醫療保險、工傷保險和生育保險。社會保險專業檔案是指社會保障部門在經辦社會保險業務中形成的專業檔案。

有關數據顯示,到今年3月底,全國基本養老參保人數達1億6554萬人,失業保險為1億411萬人,基本醫療保險為1億2708萬人,工傷保險7009萬人,生育保險4488萬人。而在相關專業檔案管理方面,社保部門形成的文件材料數量巨大且管理失衡,管理規章制度亟待建立健全。

遼寧省檔案局與省勞動和社會保障廳、民政廳互相協作,在總結城鎮社會保障體系改革試點經驗的基礎上,即將出臺“社會保障檔案管理辦法”。大連市于今年4月出臺了《大連市社會保障檔案檔案管理辦法(試行)》。該辦法適用于大連市承擔社會保障職能的行政部門、社會保障經辦機構和所有參保單位的社會保障檔案管理工作。對社會保障業務檔案的歸檔范圍、整理和分類方法作了詳細規定,并對其鑒定、保管以及開發利用等工作做了說明。

去年8月,山東省檔案局聯合省社會保險事業局聯合下發了《山東省醫療保險檔案管理暫行辦法》,并在東營、濰坊等四個地區進行試點的基礎上在全省范圍內推行相關檔案。此前,該省社保局印發文件,對全省醫療保險經辦機構和定點醫療機構實行目標規范化管理考核,推動各級醫療保險經辦機構努力達到管理服務標準化、經辦流程規范化、干部隊伍專業化、信息網絡科學化,醫、保、患關系協調,實現多層次醫療保障體系健全完善的目標。目前,部分地區已經初見成效。東營市醫保處設立了專門的檔案管理機構,整理了定點醫療機構檔案、醫保支付檔案等類約5000卷。

山東省濰坊市在12個縣(市、區)農村養老保險機構和全市184個鄉鎮、8000多個行政村開展了農村養老保險檔案工作。依據檔案,濰坊市已為7.3萬名符合領取養老保險金的農民按月發放養老金。

三、社會救助專業檔案

社會救助體系包括社會救助、社會福利、慈善事業等。其專業檔案是指民政部門在經辦各項業務過程中形成的專業檔案。

在社會救助體系中,城市最低生活保障是規范化、制度化程度最高的工作之一。截至今年5月底,全國就有965萬戶、2182.9萬人享受城市低保待遇。

目前重慶、天津、云南、吉林等地由民政部門和檔案行政管理部門聯合了城市低保檔案管理規定。上述地方均將城市最低保障檔案確定為城鎮街道辦事處、居委會在處理低保待遇申請、審批、發放、管理過程中形成的具有保存價值的歷史記錄,并通過在城鎮街道、社區檔案室建立城市低保檔案、規范管理方式和歸屬流向的方式,使城市低保檔案得到了有效的歸檔和管理。

天津市河西區為全區11237戶低保家庭建立了低保檔案,并實現了低保檔案的信息化管理。柳林街街道辦事處利用低保檔案將有工作能力的人員和有一定技術能力的人員進行分類,建立了“三位一體”安置低保人員就業網絡。去年1至5月該街道利用低保檔案推薦安置了300余名低保人員。

去年9月,民政部召開的推進城鄉社會救助體系建設工作會議上,提出了“單項突破,系統完善,點上突破,面上擴展,大力推進城鄉社會救助體系建設,全面提高社會救助工作整體水平,切實保障困難群眾的基本生活,維護社會穩定”的工作思路。社會救助體系專業檔案工作也應當加強,跟上業務工作的發展步伐。

篇(6)

關鍵詞: 高職院校文秘專業檔案管理課程教學方法課程設置

檔案管理是高職院校文秘專業的一門主修課程。作為應用型人才的培養基地,高職院校不但要培養學生扎實的理論基礎,更要鍛煉學生的實際應用能力和職業技能。因此,高職院校文秘專業的檔案管理課程應根據當前形勢在教育方法和課程設置等方面有所創新,提高高職院校的教學水平。

一、高職院校文秘專業檔案管理課程的重要作用

檔案管理課程是高職文秘專業的主修課程。文秘工作是綜合性很強的工作,不僅擔負著撰寫公文和各類應用文體的工作,還擔任著文件收發、會議組織、人際溝通、信息處理等工作[1]。因此,面對日常工作中的大量文件,做好檔案管理,使工作井然有序是對秘書的基本要求。

二、檔案管理課程教學現狀分析

(一)教材陳舊[2],不符合當前教育形勢。當前多數高職院校文秘專業的檔案管理課程的教材仍是上世紀七八十年代的版本,這些教材在內容上過于陳舊,方法上老套、原始,與現代社會的辦公方式相差甚遠,早已經不適合當代大學生學習。例如,舊的教材強調的是理論知識,偏重事業單位和行政部門的檔案管理,這與高職學生就業市場需求明顯不符;在工作方法上,舊教材由于年代的原因沒有太多涉及“辦公自動化”的概念,這與我們所處的信息時代不相統一。

(二)教學方法與課程設置不科學[3]。在教學方法上,多數高職院校仍然走多年前的舊路線,即仿照本科院校相關專業那樣,多數課時都是理論課,實訓得不到應有的重視,學生很少有實踐的機會。通過理論學習,學生雖然獲得了一些專業理論知識,但是一到真正的崗位上就手忙腳亂,學過的理論知識無法應用于實際工作中,這違背了我國職業教育的初衷。另外,檔案管理屬于文科,許多學校按照文科專業普遍的上課方式,學生只是單向地接受信息、記筆記,這就會使學生感到枯燥、乏味,提不起學習興趣,考試之前只是集中背一下,然后就拋之腦后,沒有什么真正的收獲。在課程設置上,學校往往是單一的檔案學,而與檔案學有交叉的其它專業課開設的較少,這也導致學生知識面狹窄,很難有連貫的知識體系。

(三)缺少“雙師型”教學隊伍。高職院校的教師往往都是普通高等院校的畢業生,他們的知識體系是從普通本科院校沿襲來的,在專業理論上他們有較強的基礎,但是實際操作是他們很少接觸到的,更談不上指導學生實訓。因此,盡管很多高職院校反復強調“雙師型”教學隊伍,但是實際上并沒有能夠很好地實行這一方案。

三、檔案管理課程教學新方法

(一)適應課程教學要求,改革檔案管理學教材。由于舊教材在教學過程中弊端較多,高職院校應大膽地換掉舊教材,選取符合當前教育和就業形勢的新教材。高職院校不應照搬普通高校的教材,應根據自身辦學特點和定位尋找適合高職院校學生的教材。普通本科院校的教材理論性較強,內容較多,高職院校可以在教學時對這些教材進行適當地刪減,如把復雜的理論部分簡化為簡單的概念,跳過與高職學生專業無關的章節,然后著重增加學生能力訓練方面的內容。

(二)改變課程設置結構,改進教學方法。首先,對于高職院校,為了培養專業技術人才,在課程設置上學校應將理論課的比例降低,提高實踐課的比例,鍛煉學生的實際操作能力,為學生走向工作崗位奠定基礎。其次,在教學方法上,應該脫離文科傳統“填鴨式”的方法,改變枯燥的教學模式。學校應鼓勵教師運用多種教學方法,如啟發式教學、討論式教學,借助網絡、多媒體等現代技術,調動學生學習的積極性。再次,發揮考試的導向作用,改革考試模式,把考試內容從原來的“死記硬背法”中脫離出來,使考試形式多樣化、全面化,把能力的培養列入考試范圍內。如在期末考試中,對理論知識的考核僅占期末總成績的小部分,而實際能力的考核占大部分分值。另外,學校應抓住技能訓練重點,根據學生現有基礎,針對學生特點,設置有效的實訓課程。實訓課程課大體分為校內模擬實訓和校外實訓兩種:校內模擬實訓是指在學校內設立模擬環境,學生在模擬環境下進行專業的實際操作。在檔案管理課程上,學生可以分組實踐,模擬公司或企業單位,進行檔案管理的技能訓練,如對相關文件、資料、信息的收集、整理、歸類、立卷、存檔、保管等;校外實訓是指學生深入到社會的企業、公司中,在真實的崗位上實際操作。一般來說,校外實訓的效果要遠好于校內模擬訓練,但是學生能否找到適合的工作崗位是校外實訓的關鍵,因此,校方應注意與社會對應的單位聯系,建立長時間的合作關系,達到校方、企業的雙贏。

(三)建立“雙師型”教師隊伍。根據高職院校辦學特點和人才培養模式,高職院校不僅要培養學生扎實的理論功底,更要鍛煉學生的職業技能。這就要求在校教師應向“雙師型”的教師隊伍發展,從教師做起,加強教師自身實踐能力。因此,學校應制定相應措施,督促教師提高職業技能,如規定在職稱的評定中不僅要求教師具有資格證,還要求有一門以上的專業技術資格證;又如,教師每向上晉一級職稱前要參加一學期以上的實訓,經校方考查合格后方能獲得晉級的資格。另外,學校應多為教師提供專業進修的機會,開闊教師的視野,以達到更好的教學效果。

參考文獻:

[1]李前平.高職文秘專業實踐教學的實施原則與實施策略探析[J].文教資料,2009,(2):231-232.

篇(7)

關鍵詞:檔案管理;隊伍建設;專業人才

黨的十以來,檔案管理工作迎來了機遇和挑戰并存的考驗。檔案管理工作的現代化、信息化、智能化、社會化、國際化,是新時期檔案管理工作的重要特征,深化改革適應新時期檔案管理的業務開展是所有檔案人的努力方向。

隨著我國教育事業全面改革的深入,在檔案管理工作領域,一大批優秀人才從不同的渠道,以不同的方式涌現出來,在各個崗位上為檔案管理工作事業做出了巨大貢獻。但是在當前檔案管理工作的人才中,因為工作繁瑣繁重,固有專業人才無法滿足市場需求等問題,應當引起我們的高度重視。

一是缺乏高素質的專業人才,檔案管理工作的現代化發展方向、國際化發展傾向、業務手段的多樣化、服務范圍的網絡化,都要求檔案管理工作的人員要有較高的業務技能和綜合素質。但是從目前來看,檔案管理工作人員的培訓機會不多,尤其是接受過較高層次的培訓的工作人員更少,大多數工作人員缺乏競爭意識,效益觀念淡薄,管理水平低下,臨時工使用現象嚴重。

二是既精通業務又善于管理的專業人才不多。新時期的檔案管理工作發展要求每個工作人員都必須掌握檔案管理學的基本理論知識和現代化技術。從目前各個檔案管理部門工作的領導干部的現狀看,全面型的領導干部極少,半路的館長占了相當大的比例。他們缺乏對檔案管理工作規律的深層認識。

三是論資排輩現象嚴重,嚴重束縛了檔案管理工作的改革和發展。在檔案管理部門,無論是提拔使用,還是崗位配備,以及職稱評聘等,總免不了要講論資排輩,不是注重個人的能力和學識,首先考慮資歷和照顧。這種做法嚴重挫傷了中青年工作人員的進取心、積極性和競爭意識,造成人才結構老化,人才不能合理配置,才能不能充分施展。

四是競爭機制不健全。新時期市場規則的主要特征就是競爭,優勝劣汰,要實現檔案管理工作的可持續發展,就必須建立和健全競爭機制。然而,目前很多檔案管理部門仍然缺乏公平競爭的氛圍和完備的競爭機制,獎勤罰懶、獎功罰過的制度尚未形成,對專業化人才和兼職人員的界定不明確,對人員上升渠道建設力度不夠等。

要解決以上這些問題,培養出一支具有戰斗力的檔案管理工作人才隊伍,要做到以下幾點。

一是提高思想認識。各級領導和有關部門要樹立起新的檔案管理工作人才意識,要充分認識檔案管理工作人才需求的緊迫性,有計劃、有針對性地解決檔案管理工作專業人才培養問題。一個檔案管理工作人員樹立了全心全意服務的思想,就會獻身于檔案管理事業,并能更好的服務作為思想與行動的準則。

二是要辦好普通高校教育和成人教育,這是國家培養檔案管理工作人才的主要渠道和補充渠道。

三是全面提高專業化人員的自身素質,強化兼職人員的做事積極性。檔案管理工作人員是檔案管理工作的靈魂,也是實現檔案管理現代化、信息化、智能化、社會化、國際化的決定因素。在全面深化改革的檔案管理工作中專業技能強、綜合素質高的專業人才更能夠大展手腳。因此,應當逐步建立兼職人員退出機制,并不斷去蕪存菁,讓全體工作人員抓緊時間學習,發揚刻苦鉆研的精神,根據崗位需要,自覺主動學習,在工作實踐中不斷充實、完善、提高自己,能適應工作需要。

四是充分利用繼續教育,培養專業化人才。這是一種投資少、見效快、收益大的教育模式,應當充分發揮其優勢。目前,我國檔案管理部門一個突出矛盾是專業技術人員的質量和數量遠遠無法滿足檔案管理工作的需求,在一定程度上甚至影響到檔案管理工作的開展。為此,應當強化檔案管理人員的繼續教育,這是整個檔案管理隊伍建設的重要組成部分,也是加強檔案管理工作和去兼職化的有效措施之一。

參考文獻:

[1]張小梅.新形勢下公路檔案隊伍建設[J].科技致富向導,2014(17).

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