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篇(1)

關鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類

檔案具有原始信息記錄的作用，同時這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現(xiàn)象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產生而存在的，人類社會特有的現(xiàn)象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進一步提高。針對當前機關檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機關檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機關檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調查表現(xiàn)，當前機關檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關專業(yè)，基本上是由機關內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其機關檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此筆者認為當前機關檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機關檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機關內部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認為當前機關檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當前機關檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關檔案整理缺乏一定信息化技術，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：一是機關檔案管理缺乏信息化技術設備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關內部檔案整理缺乏信息化技術人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規(guī)則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小。《規(guī)則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”，性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全是指作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經(jīng)濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。

結束語

檔案在我們社會和生產、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進行總結，使檔案工作能夠順利進行。

參考文獻

[1]田真.文書整理歸檔的現(xiàn)實意義[J].中國管理信息化，2015（02）.

篇(2)

（一）相關部門不重視

在整個人口和計生工作中，對于基層人口和計劃生育檔案管理的工作是最基礎的，也是最重要的，但是又偏偏是最不受重視不薄弱的一個環(huán)節(jié)。相關部門沒有意識到基層檔案管理工作的重要性，不重視檔案管理工作，因此工作的中心和工作議程都集中在了其他的工作上，忽視檔案管理工作的重要性勢必會造成檔案的損壞甚至流失，長久以往最后會影響到統(tǒng)計數(shù)據(jù)的不真實不準確，影響國家政府做出決策。具體表現(xiàn)在對于檔案管理工作的工作人員的選擇隨意性，不考慮人員的鉆也是否符合檔案管理工作；人口和計生工作的工作內容考核并有沒檔案管理工作這一項；檔案管理部門缺乏甚至不具備規(guī)范的管理制度，這些相關部門不重視人口和計生檔案管理工作的表現(xiàn)導致檔案管理工作人員對檔案管理工作極大的隨意性，而無法將檔案管理工作處理妥當。

（二）檔案管理工作的客觀條件差

目前的檔案管理工作的條件遠遠沒有達到《檔案法》規(guī)定的要求。檔案管理人員由于缺乏專業(yè)的訓練培訓，業(yè)務素質并沒有達到檔案管理工作的要求。隨之產生基層檔案管理工作雜亂無章，沒有同意的規(guī)范，管理隨意等問題。檔案管理工作人員混亂，沒有統(tǒng)一規(guī)范的編制，導致整體管理工作混亂不合理，工作內容無法細分，工作責任無處落實。還有許多基層部門檔案管理的條件明顯欠缺，無論的必需的檔案管理設備還是檔案存放的庫房都所有缺乏或者存在明顯的安全問題和隱患。缺少統(tǒng)一嚴格的規(guī)章制度，缺乏穩(wěn)定專用的資金支持，使得檔案管理工作無法正常進行發(fā)展，導致檔案資料的損壞甚至流失。

二、完善和加強檔案管理工作的措施

（一）全面普查

數(shù)據(jù)整合為避免原有檔案管理工作的不足和失誤造成的數(shù)據(jù)缺失和不準確，在完善檔案管理工作的準備階段，需要對數(shù)據(jù)安全進行重新普查和整理。于原有的數(shù)據(jù)和案卷要取其精華去其糟粕，選取可靠的有利用價值的安全重新整合，以達到規(guī)范化的標準。對于無法確定準確性的數(shù)據(jù)和案卷有選擇行的就行數(shù)據(jù)整理，保留有價值的部分，刪除不合格的數(shù)據(jù)案卷。

（二）確定類目

統(tǒng)一分類檔案在統(tǒng)計和存放的時候要搞好類別統(tǒng)計，在籌備之初要確定分類類別，新納入數(shù)據(jù)和案卷的時候進行有效的判斷分類，有依據(jù)的進行分類存放。同時利用計算機技術，建立完善的數(shù)據(jù)庫分類功能，確保數(shù)據(jù)檢索功能的有效利用。在檔案分類的過程中，對分類有規(guī)范性的進行題名，確保檔案的分類號是唯一的有可查性的，對每一份數(shù)據(jù)和案卷有具有唯一的分類號和題名以方便查找。

（三）分級分次錄入

人口與計劃生育檔案管理工作也隨著信息化時代的要求變得科學化和數(shù)據(jù)化，在使用計算機技術進行檔案案卷錄入的過程中要注意對案卷進行分類分層次著錄。對統(tǒng)計數(shù)據(jù)中報表等信息選擇圖標著入，使得數(shù)據(jù)在使用過程中形象具體；對于音頻視頻類信息采用刻盤的方式錄入，方便保存；對于重要的文件類信息采用高級別的文件級著；而對于那些利用價值不高，問題單一的文件信息選擇案卷類著錄。針對各種檔案的具體性質分類分次分級錄入可以從大體上統(tǒng)計分類類別，減少著錄條目，還能大略的揭示不同類別檔案的大致內容和特征，從一定程度上有效的提高了信息的完整性和檔案管理工作的工作效率。

（四）分門別類

在對具有較好基礎數(shù)據(jù)支持的案卷和具備完整目標的案卷進行錄入的時候可以直接在全引目錄上面進行標記分類。還有一些特殊形式的檔案案卷諸如案件、病例等，可以利用人名、地址、時間等索引進行有效的關聯(lián)之后再錄入。計算機會自動給出統(tǒng)一的分類號，充分利用計算機技術的檔案目錄基礎，分門別類，可以有效的減少不必要的繁瑣著錄環(huán)節(jié)，從而達到有效提高著錄速度的目的。

（五）提高檔案管理工作人員的素質

檔案管理工作工作人員是否具有良好的專業(yè)知識和技能直接影響到檔案管理工作的工作效果，提高檔案管理工作人員的思想素質，培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)的工作技能和工作知識是做好人口與計劃工作科學管理工作的前提。通過積極組織檔案管理工作人員參加技術培訓和業(yè)務培訓，有利于提高檔案管理工作人員的知識水平，改善檔案管理工作人員的知識結構。同時還應該增強檔案管理工作人員對于檔案信息重要性的認識。目前檔案管理工作逐漸信息化系統(tǒng)化科學化，這就要求管理工作人員需要較強的計算機應用能力和情報學知識。利用新知識新技能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化科學化既從效率提高了檔案的管理工作又使得檔案管理工作體制逐漸得到完善。

三、結束語

篇(3)

檔案管理工作是企業(yè)的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規(guī)范化、專業(yè)化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發(fā)展同步。

現(xiàn)將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。

一、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行了解

作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現(xiàn)存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現(xiàn)存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。

二、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理。

通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現(xiàn)存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區(qū)城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經(jīng)驗對檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規(guī)定前提下，根據(jù)公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業(yè)的經(jīng)營管理和各項工作服務。由于現(xiàn)存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。

三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。

具體工作計劃為以公司現(xiàn)有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規(guī)定；6檔案保密規(guī)定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據(jù)部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。

    四、根據(jù)新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集

       在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統(tǒng)整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。

五、  檔案管理辦法試行、修改

在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發(fā)現(xiàn)一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。

篇(4)

世界變化日新月異，只有創(chuàng)新才能跟上時代的腳步，學校檔案管理工作亦是如此，只有不斷創(chuàng)新，在原有管理規(guī)范的基礎上，不斷更新完善，努力創(chuàng)新檔案工作，敢于突破那些與當前學校工作不相適應的工作觀念和管理模式，積極主動地研究高校學校發(fā)展過程中所面臨的新情況、新問題，用新的觀念、新的視角、新的模式、新的技術和手段來解決檔案工作中所遇到的矛盾和問題，才能適應現(xiàn)在信息化的需要。

一、學校檔案管理的意義

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要學校各個部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工。輸出又為管理工作服務。提供各項數(shù)據(jù)。同時，通過對檔案材料的分析和總結又起到促進管理工作的作用。檔案管理是學校管理的一部分，同時又顯現(xiàn)和作用于整個學校管理當中。所以說檔案管理不能簡單的說是學校管理的一部分。

二、加強學校檔案管理的措施

（一）嚴把進入關

現(xiàn)今，從事檔案管理的人員大多都是中文系出身，專業(yè)并不對口，致使很多非專業(yè)人員從事檔案管理工作。為了提高服務質量及工作效率，引進專業(yè)內的工作者十分重要。首先，在招聘人才時，盡量招聘檔案管理相關專業(yè)者。第二，在對引進的人才進行的考核時，要分為面試和筆試兩部分。筆試多為理論知識和基礎知識的考察，但是也要有相應的對實際問題的分析。面試的考察重點即位才和德。一方面，引進的人才要熟悉工作流程，必要時可現(xiàn)場操作。另一方面，從事檔案管理人員必須具備較高的素質，這是由檔案管理工作的特殊性所決定。檔案具有一定的絕密性，從業(yè)人員不能利用職權之便，泄露他人信息或者其他信息以謀取個人私利，這就要求從業(yè)者必須具備較高的素質。

（二）加強檔案管理工作重要性的認識

很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。

（三）制定詳細的檔案管理工作流程

現(xiàn)今的學校檔案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系統(tǒng)的流程，有時甚至影響工作的正常進行。因此，制定一套詳細的工作流程刻不容緩。將學校檔案管理系統(tǒng)分為四部分，分別為系統(tǒng)管理、讀者管理、書籍管理、統(tǒng)計分析。在讀者管理中，分為讀者分組管理和讀者資料管理。之前學校檔案管理通常會將圖書管理作為重點工作，但是建立學生借閱檔案也十分重要。將這條加入今后檔案管理的系統(tǒng)工作中，是學校創(chuàng)新管理的突破口之一。對于書籍管理，可分為書籍類別管理、書籍資料管理、出借資料、歸還資料、損壞資料。細化工作流程，既方便讀者，也對今后的學校的檔案管理大有益處。

（四）合理的檔案分類

日積月累，檔案的數(shù)量十分龐大，如果沒有合理的分類標準，查詢起來就像是一件大海撈針的工作。因此，合理的檔案分類十分必要。目前，中圖分類只是針對大致方向進行的概括分類，還有很多跨屬類的存在，給分類工作帶來很大的不變，且中途分類因此是大致分類，不細化，也存在一定的弊端。所以，制定詳細的、合理的分類十分必要。首先，對每一類下一個準確的定義很重要，這可以為分類提供必要的參考。其次，每一小類的分類標準要準確詳細，制定合理的關鍵詞，方面他人的查詢。

（五）創(chuàng)新管理手段

1、加強知識管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動性，內凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推向新層次、新臺階。2、加強信息資源建設。開展資源整合，優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。3.建立檔案管理人才競爭機制。鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內流動，在工作中學習、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。

三、結語

篇(5)

關鍵詞：高等學校；圖書館；檔案管理

檔案是高校圖書館各項工作的原始記錄，其客觀真實地記錄著圖書館各個歷史時期各項工作的發(fā)展軌跡，是圖書館管理工作決策與規(guī)劃的依據(jù)，其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。伴隨著普通高校的辦學規(guī)模的壯大，圖書館也隨之發(fā)展壯大，業(yè)務范圍不斷擴展，因此產生的檔案在數(shù)量及載體形式上也不斷增多。

然而目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書館的檔案，以滿足高校教學、科研等各方面的需要，就成為迫切之需。

一、高校圖書館檔案管理工作存在的主要問題

利用中國知網(wǎng)學術文獻總庫（2002-2012），以“高校圖書館”并含“檔案”為關鍵詞進行檢索（檢索時間2013年5月9日），共獲得19條期刊文獻記錄，而以“高校圖書館”為關鍵詞進行檢索，則獲得44158條記錄。通過這一簡單的統(tǒng)計對比，表明近十年高校圖書館檔案管理工作的研究比較薄弱。究其原因，源于檔案管理未受到重視及實際工作的欠缺。

1、檔案管理工作未受到重視

圖書館檔案是圖書館發(fā)展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價值。但在實際工作中，檔案管理工作并沒有受到應有的重視。上至領導下至普通員工大多數(shù)認為檔案管理工作可有可無，因而缺乏搜集、提供檔案的主動性。

2、無高校圖書館檔案分類法

按照檔案學原理，做好檔案工作就是要做好收集、整理、立卷、歸檔等基礎工作，而分類科學與否將直接決定案卷質量的高低。高校圖書館檔案作為專門檔案，有其自身的個性特征，并不完全適用于《高等學校檔案實體分類法》。因此，許多學校只能按照時間順序或簡單分類的方式進行歸檔，在實際操作中卻無一套完整的分類法可依，造成高校圖書館檔案分類缺乏科學性，也無法進行二次文獻和三次文獻的開發(fā)，無法發(fā)揮檔案資源的效用。

3、檔案員素質不高

高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有配備專業(yè)人員。檔案工作是一項長期而復雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專業(yè)人員管理會使多數(shù)應歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會導致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)。加之兼職檔案管理人員的不穩(wěn)定，大多沒有經(jīng)過專門培訓，業(yè)務素質參差不齊，必將導致檔案工作的被動落后，最終造成圖書館的檔案工作永遠都做不好。

二、改進高校圖書館檔案管理工作應采取的對策

高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個重要組成部分，它如實記載著高校圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能，對圖書館的未來發(fā)展起到很重要的作用。同時，隨著信息公開工作的開展，也對高校圖書館檔案的完備提出了要求。因此，應盡快解決高校圖書館檔案工作中存在的問題，促使檔案管理走上標準化、規(guī)范化的科學道路。

1、從思想上、行動上重視檔案工作

領導重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關鍵。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。而這種支持不應該僅停留在思想上，更多地應體現(xiàn)在行動上的支持。因此，館領導要親自抓并主動參與檔案管理工作，并為檔案員在各方面提供工作便利。

2、科學分類，編制高校圖書館檔案分類細則

筆者認為對檔案實行科學分類應是完善高校圖書館檔案工作的重中之重。因為，檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，也便于校內外用戶的查詢、利用。其次，高校館檔案管理人員基本都是兼職人員，其對如何分類并無清晰的認識，編制一個通用的檔案分類細則有助于其更好開展工作。

雖然，教育部在1995年就頒布了《高等學校檔案實體分類法》。但在實際操作中，大多數(shù)高校館并未按此實施，而是各制定各的，這不利于檔案分類的標準化，也不利于不同用戶的檢索利用。這方面應向《中國圖書館分類法》學習。只要采用《中圖法》的館，其圖書的分類號都是一致的。而用戶只需了解《中圖法》，就可在不同圖書館實施檢索。因此，筆者建議可由國家教育部或各省教育廳的高校圖工委牽頭，以《高等學校檔案實體分類法》為藍本，結合圖書館特點統(tǒng)一制定《高校圖書館檔案實體分類細則》，明確類目設置、標識符號及注釋。方便各高校館按照統(tǒng)一的規(guī)則規(guī)范檔案工作。

3、提高檔案員的專業(yè)化

（1）對檔案員進行專業(yè)化培訓。目前，高校圖書館檔案工作水平低下，很大程度上與兼職檔案人員缺乏專業(yè)知識有關。因此，高校應該加強對檔案員專業(yè)知識的培訓。一方面要提供培訓機會，另一方面各校檔案館應加強對兼職檔案員的業(yè)務指導，而不是放任不管。

（2）健全檔案人員管理體制

在高校中，不單是圖書館，其他各職能部門，各院系從事檔案管理的基本都是兼職人員，這部分人員除了檔案管理工作之外，還有其它工作。而學校對他們只有要求，卻沒有支持及獎勵，這顯然無法調動兼職檔案人員的工作積極性。因此，建立一個全新的檔案人員管理體制十分重要。通過制定聘任制，穩(wěn)定檔案管理隊伍。通過建立激勵機制，將個人工作表現(xiàn)作為考核的一項指標，并與勞動報酬、評優(yōu)掛鉤，促進檔案管理工作的良性發(fā)展。

（作者單位：大理學院圖書館）

參考文獻：

[1]邱秀文.高校圖書館檔案管理研究.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2009（8）：24-26

[2]方敏.高校圖書館檔案建設與管理工作研究.大學圖書館學報，2008（1）：73-76

篇(6)

檔案的分類問題一直是受到廣泛關注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數(shù)量、形式還是內容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強檔案管理的措施。

1 學校檔案分類中存在的問題

在以往的學校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實際要進行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學校在檔案劃分標準和管理方法上有很大的差異[1]。有的學校將全部關于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫的建設。

2 增強學校檔案實體分類管理建議

2.1 提高檔案管理的重視度

為提高對檔案管理的重視度，學校應該重視宣傳和教育我國檔案相關法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認識。還要加強有關檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設，積極收集保管好檔案資料，并轉變檔案管理的思想觀念，將被動服務的觀念價值轉變?yōu)橹鲃臃盏挠^念價值。

2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理

在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進行全面的分析，從源文件、內容、時間、文本、形狀等方面進行價值考慮，全面預測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進行保存，并努力平衡財力和義務。

2.3 增強檔案保管工作和利用效率

在考慮如何進行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數(shù)學校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內容上可能會有所關聯(lián)，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業(yè)類檔案進行分類時，其類目設置不宜過細，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。

3 增強學校檔案管理的方法

3.1 應用計算機信息檔案管理技術

計算機信息技術為檔案的分類和管理方法提供了更科學，更先進的使用條件。計算機的分類搜索工具，允許檔案館在進行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號，并通過檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。

3.2 靈活進行實體檔案管理

學校在進行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個學校規(guī)模的擴大，其職能部門也越來越多，為了保證學校檔案管理能夠跟的上學校的發(fā)展速度，在設置“部門”分類時，可以按組織機構的類別進行劃分，比如將黨務組織、各群體團隊性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學校行政各職能部門劃分為行政類；將學校各二級院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關黨務工作或行政管理的臨時機構，可以按其掛靠部門進行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應該單獨進行分類。

篇(7)

【關鍵詞】財經(jīng)類專業(yè) 教學檔案 管理 創(chuàng)新

財經(jīng)類專業(yè)包括市場營銷、會計、財務管理、人力資源管理、金融、國際經(jīng)濟與貿易、企業(yè)管理、統(tǒng)計、財稅等經(jīng)濟類和經(jīng)濟管理類專業(yè)。近幾年來該類專業(yè)學生人數(shù)逐年增加，如何適應社會人才培訓需求是當前主要思考的問題，加強教學質量保障體系的建設，不斷提高教學質量是做好教學檔案管理的基本依據(jù)。高校財經(jīng)類專業(yè)教學檔案是高校經(jīng)濟類教學活動的真實記錄，直接反映著高校的財經(jīng)類專業(yè)教學狀況。做好此類教學檔案管理工作至關重要，要想在現(xiàn)有的教學檔案管理方法上提高對財經(jīng)類教學檔案管理水平，就必須加強創(chuàng)新、研究發(fā)掘新方法，做到更加直觀、更加科學、更加規(guī)范化。

一、當今高校財經(jīng)類專業(yè)教學檔案管理存在的問題

（一）平常對專業(yè)教學檔案的歸檔意識不強，主動性差。專業(yè)教學檔案是在教學過程中日積月累產生的，是一項不可缺少的信息資源，需要很好的分門別類，尤其現(xiàn)在的財經(jīng)類專業(yè)相當多。但在日常的教學活動當中，往往只重視教學工作而忽略了對相關教學材料的收集、整理和歸檔工作，以導致一些有價值的專業(yè)材料流失，無據(jù)可查。

（二）專業(yè)檔案整理狀況欠佳，未進行合理分類和歸類，整理方法有待改進。在檔案整理過程中，大多數(shù)都存在整理方法和歸類劃分上的問題，主要表現(xiàn)在以下幾點：一是未進行保存年限的劃分（永久、長期、短期），年限的劃分區(qū)別了檔案的價值和保存價值。二是分類標準不統(tǒng)一，均以便利性原則對檔案進行分類，雖然提高了部門檔案查找效率，但卻增加了后續(xù)管理人員接收和管理上的難度。

（三）專兼職檔案人員在檔案管理工作中的專業(yè)能力和素養(yǎng)亟待加強。目前由于檔案信息化技術不斷提高，從事檔案管理的工作人員基本都未經(jīng)歷過專業(yè)培訓，所形成的檔案收集、整理等方面的知識和經(jīng)驗都來源于自學或是上級領導管理上的指導，呈現(xiàn)出明顯的主觀性，缺乏必要的科學性，缺乏運用現(xiàn)代高新技術工具、信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識。

（四）　ISO9000標準在專業(yè)教學檔案中未有得到充分的利用。ISO9000標準可以幫助組織建立、實施并有效運行質量管理體系，是質量管理體系通用的要求或指南。它不受特定的行業(yè)或經(jīng)濟部門的限制，可以廣泛地適用于各種類型和規(guī)模的組織。

二、高校財經(jīng)類專業(yè)教學檔案管理創(chuàng)新措施

（一）增強專業(yè)教學檔案管理意識。進一步認識和提升檔案管理工作水平的重要性和必要性。加強領導，落實責任，檔案管理工作在高校新的發(fā)展形勢下顯得至關重要，基礎管理水平對于夯實發(fā)展基礎，提升高校綜合競爭力尤為重要。檔案作為高校發(fā)展的歷史脈絡、痕跡的載體和證明，若能加以高效利用，必將進一步為決策層科學決策提供充分依據(jù)。努力做好財經(jīng)類專業(yè)檔案的建檔工作，為高校財經(jīng)類專業(yè)教學積累財富。

（二）建立健全的檔案管理制度。加強教學檔案管理，收集整理并逐年積累教學資料和教學檔案，為高校工作及時準確提供所需要的資料、數(shù)據(jù)是教學工作的重要組成部分。要提高檔案的管理質量，不僅領導重視，制定一套可行的標準方案，還必須根據(jù)自身部門的具體情況，制定教學檔案工作的各項規(guī)章制度，以此實現(xiàn)教學檔案工作中各個環(huán)節(jié)的有效管理。比如制定教學檔案管理制度，包括從文件的接收、整理、分類、立卷、歸檔到檔案的分類方案、細則、保管、利用制度。檔案的分類、編號、裝訂、保管期限按國家教育部《高等學校檔案工作規(guī)范》執(zhí)行，分為永久、長期（15年以上至30年）、短期（15年以下）三種，以便于教學人員和檔案管理人員在檔案移交、收集、整理、分類過程中有章可循。

（三）“以人為本”，提高專兼職檔案人員的業(yè)務素質和專業(yè)化水平。高校檔案管理人員首先要提高計算機網(wǎng)絡操作能力，通過對計算機的了解、應用，逐漸學會并掌握采用計算機對相關檔案信息的處理和分析，并且能從相關的數(shù)據(jù)庫中檢索、錄入相關檔案信息。還要對檔案管理人員加強檔案管理知識和技能的培訓，及時擴充相關專業(yè)知識，并且定期對檔案管理員的工作情況進行檢查、考核，對工作積極認真，完成任務好的予以表彰和獎勵，以提高檔案管理人員的積極性。

（四）在專業(yè)教學檔案管理中充分運用ISO9000標準。按照ISO9000標準建立的質量管理體系，具有不斷改進的功能。通過質量審核，發(fā)現(xiàn)問題，采取糾正和預防措施，不斷改進，可以提高管理水平和教育教學質量；通過管理評審，可以提高質量管理體系的適應性；針對工作中發(fā)現(xiàn)的不合格內容以及不良趨勢，采取有效的糾正和預防措施，可以促進各方面工作不斷改進。因此，從理論層面來看ISO9000標準適用于教育管理領域，可以在學院財經(jīng)類專業(yè)教育教學管理中加以應用。

總之，高校財經(jīng)類專業(yè)教學檔案是財經(jīng)類專業(yè)教學工作的真實記錄，是了解財經(jīng)類專業(yè)教學內容、進行財經(jīng)類專業(yè)教學改革、提高財經(jīng)類專業(yè)教學質量、培養(yǎng)合格人才的重要保證。創(chuàng)新高校財經(jīng)類專業(yè)教學檔案管理，要增強專業(yè)教學檔案管理意識；建立健全的管理制度；“以人為本”，提高專兼職檔案人員的業(yè)務素質和專業(yè)化水平；在專業(yè)教學檔案管理中充分運用ISO9000標準。為促進檔案管理工作進一步走向科學化、正規(guī)化而不懈努力。

參考文獻

[1]伊明.論高校教學檔案管理的現(xiàn)狀與創(chuàng)新途徑[J].考試周刊，2011（4）.